当职工怀孕时，作为老板或用人单位，需要遵循一系列法律法规来保障女职工的合法权益。以下是一些关键的处理方式和注意事项：
一、工资与福利待遇
不得降低工资：根据《女职工劳动保护特别规定》第五条，用人单位不得因女职工怀孕、生育、哺乳而降低其工资。这意味着，在女职工怀孕期间，她的工资应保持不变，与怀孕前相同。
福利待遇不变：除了工资外，女职工在怀孕期间还应享受与怀孕前相同的福利待遇，如奖金、津贴、补贴等。
二、劳动时间与劳动量
调整劳动量：如果女职工在孕期不能适应原劳动，用人单位应根据医疗机构的证明，减轻其劳动量或安排其他能够适应的劳动。
限制劳动时间：对于怀孕7个月以上的女职工，用人单位不得延长其劳动时间或安排夜班劳动，并应在劳动时间内安排一定的休息时间。
产前检查时间：怀孕女职工在劳动时间内进行产前检查所需的时间应计入劳动时间，用人单位不得因此扣发工资。
三、产假与休假
产假权益：女职工生育享受98天产假，其中产前可以休假15天。难产的，增加产假15天；生育多胞胎的，每多生育1个婴儿，增加产假15天。如果女职工怀孕未满4个月流产，享受15天产假；怀孕满4个月流产的，享受42天产假。
年休假与产假的关系：根据《企业职工带薪年休假实施办法》，职工依法享受的探亲假、婚丧假、产假等国家规定的假期不计入年休假假期。因此，休了产假的女职工在当年仍然可以享受年休假。
四、合同与协议
合同延续：女职工在怀孕以及依法享受产假期间，如果劳动（聘用）合同或服务协议期满，合同或协议期限应自动延续至产假结束。但这一规定不适用于用人单位依法解除、终止合同或服务协议，或女职工依法要求解除、终止合同或服务协议的情况。
禁止歧视性条款：用人单位在录（聘）用女职工时，应依法与其签订劳动（聘用）合同或服务协议，并不得在合同中规定限制女职工结婚、生育等内容。
五、其他注意事项
预防性骚扰：在劳动场所，用人单位应预防和制止对女职工的性骚扰，为女职工提供一个安全、健康的工作环境。
平等对待：在晋职、晋级、评聘专业技术职称和职务、培训等方面，应坚持男女平等的原则，不得歧视女职工。
综上所述，当职工怀孕时，作为老板或用人单位，应严格遵守相关法律法规，保障女职工的合法权益，包括工资、福利待遇、劳动时间与劳动量、产假与休假等方面的权益。同时，应营造一个平等、安全、健康的工作环境，促进女职工的全面发展。