面对合同不履行导致需要退回款项的情况，您可以采取以下详细且有条理的步骤来处理，以确保您的合法权益得到充分保护：
一、审查合同条款
- 退款条款：首先，仔细核查合同中关于退款的具体约定，包括退款的条件、时间、方式以及可能的违约金等。这些条款是您要求退款和追究对方违约责任的重要依据。
- 违约责任条款：明确合同中关于双方违约时的责任划分，特别是对方不履行合同时应承担的责任，如支付违约金、赔偿损失等。
二、与对方协商沟通
- 主动沟通：尝试与合同相对方进行友好且明确的沟通，指出合同中的退款条款，并要求对方按照约定履行退款义务。
- 保留沟通记录：在沟通过程中，务必保留好所有沟通记录，包括电话录音、短信、邮件等，以备后续使用。
- 协商解决方案：根据沟通情况，尝试与对方达成全额退款、部分退款或其他替代性解决方案，如延期履行、提供替代服务等。
三、发出正式通知
- 书面催告：若协商无果，应向对方发送正式的书面催告函，详细阐述退款要求、法律依据以及合理的退款期限。催告函应明确、具体，并保留好发送凭证。
- 解除合同通知：若合同中有约定或根据法律规定，您有权解除合同，且解除合同是要求退款的前提，那么应向对方发出解除合同通知，并明确解除合同的原因、依据及后果。
四、寻求第三方调解或仲裁
- 调解：若双方无法协商一致，您可以向消费者协会、行业协会或人民调解委员会等第三方机构申请调解。这些机构能够提供公正、专业的调解服务，帮助双方达成退款协议。
- 仲裁：若合同中有仲裁条款且符合仲裁条件，您可以向约定的仲裁机构提起仲裁申请。仲裁程序相对简洁高效，且裁决具有法律效力，可申请强制执行。
五、通过诉讼解决
- 收集证据：在提起诉讼前，务必收集充分证据证明合同未履行的事实及退款诉求的合理性。证据包括合同文本、付款凭证、沟通记录、催告函、解除合同通知等。
- 提起诉讼：向有管辖权的人民法院提交起诉状和相关证据，要求法院判决对方承担违约责任并进行退款。在诉讼过程中，您应积极配合法院的审理工作，提供必要的证据和陈述。
- 执行判决：若法院判决支持您的退款请求而对方拒不履行，您可向法院申请强制执行。法院将采取查询、冻结、扣划财产等措施，确保您的权益得到实现。
六、注意事项
- 诉讼时效：请注意损失赔偿的诉讼时效期间，自权利人知道或应当知道权利受损及义务人之日起计算。避免超过法定期限而丧失胜诉权。
- 保留证据：在整个退款过程中，务必保留好所有相关证据和文件，以证明您的权益和对方的违约行为。
- 咨询专业律师：若情况复杂或您对法律程序不熟悉，建议咨询专业律师以获取更具体的法律建议和指导。
综上所述，面对合同不履行导致需要退回款项的情况，您应首先审查合同条款并尝试协商解决；若协商无果，则可通过法律途径维护自身权益。在处理过程中，请务必保持冷静和理性，遵循法律法规和合同约定，以确保您的合法权益得到充分保护。