董事委托他人出席决议的书面文件，通常称为“授权委托书”，其撰写需遵循一定的法律要求和格式规范，以确保其法律效力。以下是从不同角度对如何撰写该委托书的详细说明：

一、授权委托书的基本内容

1. 标题：应明确标注为“授权委托书”。
2. 委托人与受托人信息：
   • 委托人：应写明董事的姓名、身份证号码（或护照号码）、联系方式等基本信息。
   • 受托人：应写明被委托人的姓名、身份证号码（或护照号码）、联系方式等基本信息。
3. 委托事项：
   • 明确说明委托人因何种原因（如出差、生病等）无法亲自出席董事会决议，特委托受托人代为出席。
   • 详细描述委托的具体事项，如代为行使表决权、签署相关文件等。
4. 委托权限：
   • 明确受托人在委托事项范围内的具体权限，如是否可以全权代理、是否有权转委托等。
   • 若涉及重大事项，如公司合并、分立、解散等，应特别注明受托人的表决权限和限制。
5. 委托期限：
   • 明确委托的起止时间，确保受托人在有效期内行使委托权限。
6. 委托人签名与日期：
   • 委托人应在委托书上亲笔签名，并注明签署日期。

二、授权委托书的法律要求

1. 真实性：
   • 委托书必须真实反映委托人的意愿，不得存在欺诈、胁迫等情形。
2. 合法性：
   • 委托事项和权限必须符合法律法规和公司章程的规定，不得违反法律强制性规定或公序良俗。
3. 明确性：
   • 委托书的内容应明确无误，避免产生歧义或误解。
4. 书面形式：
   • 授权委托书必须采用书面形式，口头委托无效。

三、授权委托书的示例

授权委托书

委托人：XXX（董事姓名），身份证号码：XXXXXXXXXXXXXXXXXX，联系方式：XXXXXXXXXXX。

受托人：XXX（被委托人姓名），身份证号码：XXXXXXXXXXXXXXXXXX，联系方式：XXXXXXXXXXX。

鉴于委托人因（具体原因，如出差、生病等）无法亲自出席公司董事会决议，特委托受托人代为出席并行使相关权限。

委托事项：代为出席公司董事会决议，并行使表决权、签署相关文件等。

委托权限：受托人在委托事项范围内享有全权代理权，包括但不限于表决权、签署文件等。但涉及公司合并、分立、解散等重大事项时，需事先征得委托人同意。

委托期限：自XXXX年XX月XX日起至XXXX年XX月XX日止。

委托人签名：XXX

日期：XXXX年XX月XX日

四、注意事项

1. 提前准备：
   • 委托人应提前准备好授权委托书，并确保受托人了解委托事项和权限。
2. 及时沟通：
   • 在委托期间，委托人应与受托人保持沟通，及时了解决议进展情况。
3. 遵守公司章程：
   • 撰写授权委托书时，应遵守公司章程和相关法律法规的规定，确保委托的合法性和有效性。

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