当有董事缺席董事会时，撰写董事会决议仍需遵循一定的结构和规范，以确保决议的合法性和有效性。以下是一个详细的撰写指南，特别考虑了董事缺席的情况：

一、标题

示例：“XX公司第X届董事会第X次会议决议（含缺席情况说明）”

说明：在标题中明确标注“含缺席情况说明”，以便快速识别并理解决议的特殊背景。

二、基本信息

1. 会议时间：精确到年月日时分（如“2023年10月15日14:00”）。

2. 会议地点：具体地址（如“公司总部会议室”）。

3. 参会人员：

   • 列出出席会议的全体董事姓名及职务。
   • 注明缺席董事的姓名、职务及缺席原因（如“董事张三因故缺席”）。
   • 若缺席董事有委托其他董事代为表决，需明确说明（如“董事张三因故缺席，委托李四代为表决”）。

4. 列席人员：如有监事、高管等列席，需注明身份。

三、正文内容

1. 会议召集与程序合法性

模板表述： “本次会议由董事长XXX召集并主持，会议通知已于会前X日以书面/电子邮件形式送达全体董事（包括缺席董事），符合《公司法》及公司章程规定。”

2. 审议事项概述

• 逐项列举：按议程顺序清晰描述每项议题的核心内容。
• 示例： （1）审议通过《关于2023年第三季度财务报告的议案》； （2）批准《XX项目投资方案》，总投资额XXX万元； （3）同意聘任XXX为公司总经理，任期三年（若涉及缺席董事表决的议题，需特别说明其表决情况）。

3. 表决结果

• 关键要素：
  • 每项议案的赞成票数、反对票数、弃权票数（需明确区分出席董事和缺席董事的表决情况，如“出席董事中，7票赞成，0票反对，0票弃权；缺席董事张三未表决”）。
  • 是否达到法定或章程规定的通过比例（通常需过半数，需考虑缺席董事对表决结果的影响）。
• 特殊情形：
  • 若存在关联董事回避表决，需单独说明（如“关联董事王五回避表决，其缺席不影响本议案表决结果”）。
  • 若缺席董事的表决对议案通过与否有关键影响，需特别说明（如“因董事张三缺席，本议案未达到法定通过比例，故暂缓表决”）。

4. 决定事项的具体内容

• 细化决策：对通过的议案展开说明，包括实施方式、责任主体、时间节点等。
• 示例： “授权经营层在预算范围内签署《XX项目合作协议》，并要求法务部于10个工作日内完成法律审核。本决定自签署之日起生效，不受缺席董事影响。”

四、签署与生效

1. 签署要求：

   • 由全体出席董事签字确认（可附签名页）。
   • 若缺席董事有委托其他董事代为表决，代为表决的董事也需在决议上签字。
   • 加盖公司公章以增强法律效力。

2. 生效条件：

   • 明确决议自签署之日起生效，或设定其他生效条件（如“本决议自股东大会批准后生效”）。
   • 若缺席董事的缺席不影响决议生效，需明确说明（如“本决议自出席董事签字盖章之日起生效，缺席董事的缺席不影响本决议效力”）。

五、附件（可选）

• 相关议案文本、投票记录、法律意见书等支持性文件。
• 若缺席董事有书面意见或委托表决书，也可作为附件附后。

六、注意事项

1. 合规性：确保决议内容符合法律法规和公司章程，特别是关于董事缺席表决的规定。
2. 准确性：数据、金额、人名等信息需反复核对，确保无误。
3. 存档备查：纸质版存入公司档案，电子版备份至安全存储系统，以便随时查阅。

示例模板（含缺席情况）

# XX公司第3届董事会第5次会议决议（含缺席情况说明）

## 一、基本信息

- **时间**：2023年10月15日14:00
- **地点**：公司总部会议室
- **参会董事**：李四、王五、赵六（共3人出席，董事张三因故缺席，委托李四代为表决）
- **列席人员**：监事会主席陈七、财务总监周八

## 二、审议事项及表决结果

1. **2023年第三季度财务报告**
   - 表决结果：出席董事中，3票赞成，0票反对，0票弃权；缺席董事张三未表决
   - 决定：批准该报告并向股东披露。本决定自出席董事签字盖章之日起生效，缺席董事的缺席不影响本决定效力。

2. **XX项目投资方案**
   - 表决结果：出席董事中，2票赞成（王五回避），0票反对，1票弃权；缺席董事张三未表决
   - 决定：因未达到法定通过比例，本议案暂缓表决。待董事张三出席或提供书面意见后，另行召开会议审议。

## 三、签署与生效

本决议自出席董事签字盖章之日起生效（除暂缓表决的议案外）。

**董事签字**：__________（李四）  __________（王五，回避议案2）  __________（赵六）

**日期**：2023年10月15日

通过以上结构化的撰写方法，即使存在董事缺席的情况，也能确保董事会决议内容完整、逻辑清晰、合法有效。