股东缺席股东会时，股东会决议的撰写需确保合法合规，并准确记录会议情况与决议内容。以下是具体撰写指南及示例：
撰写步骤及内容要点
标题与会议基本信息
- 标题：直接命名为“[公司名称]股东会决议书”，若涉及特定事项，可添加副标题，如“关于XX事项的股东会决议”。
- 会议时间：精确到年、月、日、时、分，确保时间记录无误。
- 会议地点：明确详细地址，便于后续查阅与确认。
- 会议性质：注明是定期还是临时股东会，以明确会议召开的背景与目的。
- 参加人员：
- 列出应出席和实际出席的股东姓名或名称、持股比例。
- 注明股东是否亲自出席或委托代表出席，并列出会议召集人、主持人、记录人的姓名及其职务。
- 会议通知情况：说明会议通知的时间、方式，并确保通知符合公司章程规定，以证明会议召开的合法性。
会议出席情况统计
- 统计应到和实到股东人数、代表的股权比例，判断会议是否达到法定或章程规定的有效召开条件。即使有股东缺席，也需明确记录缺席情况，并说明会议仍满足有效召开的条件。
会议议题及决议内容
- 逐一列出议题：如审议公司年度财务预算方案、选举新一届董事会成员、讨论公司重大投资事项等。
- 详细记录决议：
- 对每个议题，清晰阐述决议的具体内容，包括通过、否决或其他决定。
- 记录同意、反对、弃权的股东名单及各自持股比例，即使股东缺席，也需在记录中注明其缺席情况，并假设其未参与表决（除非其事先已提交书面表决意见）。
- 执行要求：明确决议的执行时间、责任主体等，确保决议能够有效落实。
特别事项说明
- 如有需要，添加关于会议过程中出现的特殊情况或重要事项的说明，如股东缺席的原因、是否已收到会议通知等。
会议结论
- 确认会议按照公司章程和相关法律法规进行，所有决议均合法有效。
- 指定执行决议的责任人或部门，确保决议得到及时执行。
签名及日期
- 参会股东（或代表）、主持人、记录人均需在决议书上亲笔签名或盖章，并注明签署日期。法人股东应加盖公章并由法定代表人签字，以证明决议的真实性与合法性。
示例
[公司名称]股东会决议书
会议时间：2023年XX月XX日XX时XX分
会议地点：[公司会议室具体地址]
会议性质：[定期/临时]股东会
应出席股东：
- [股东姓名/名称 1]，持股[X]%
- [股东姓名/名称 2]，持股[X]%
- …
实际出席股东：
- [股东姓名/名称 1]，持股[X]%，亲自出席
- [股东姓名/名称 3]，持股[X]%，委托代表出席（代表姓名：[代表姓名]）
- …
缺席股东：
- [股东姓名/名称 2]，持股[X]%，缺席（原因：[缺席原因]）
会议召集人：[召集人姓名及其职务]
主持人：[主持人姓名及其职务]
记录人：[记录人姓名及其职务]
会议通知情况：本次会议于[通知时间]以[通知方式]通知全体股东，符合公司章程规定。
会议出席情况：
本次股东会应到股东[X]人，代表公司股权[X]%；实到股东[X]人（含委托代表），代表公司股权[X]%，达到法定及公司章程规定的有效召开条件。缺席股东[股东姓名/名称 2]未参与表决。
会议议题及决议内容：
议题一：审议并通过《公司年度财务预算方案》
- 决议内容：经讨论，与会股东认为该方案符合公司实际经营情况和发展战略，决定予以通过。
- 表决情况：同意股东[X]人（含委托代表），代表股权[X]%；反对股东[X]人（若存在），代表股权[X]%；弃权股东[X]人（若存在），代表股权[X]%。缺席股东[股东姓名/名称 2]未参与表决。
议题二：选举新一届董事会成员
- 决议内容：经过充分酝酿和讨论，与会股东以投票方式选举产生了新一届董事会成员，包括[姓名 1]、[姓名 2]、[姓名 3]。
- 表决情况：上述人员均获得超过[X]%的赞成票（具体比例需根据实际表决情况填写），顺利当选。缺席股东[股东姓名/名称 2]未参与表决。
…（继续添加其他议题及决议内容）
特别事项说明：股东[股东姓名/名称 2]因[缺席原因]缺席本次会议，但已收到会议通知，其缺席不影响会议的有效召开与决议的合法性。
会议结论：
本次股东会会议严格按照公司章程和相关法律法规的规定进行，所有决议均合法有效。会议主持人宣布会议结束，并指定[某人/部门]负责执行本次会议的决议。
签署页：
注意事项：
- 确保决议内容真实、准确，符合公司章程与法律法规的规定。
- 缺席股东的处理需谨慎，确保其权益不受侵害，同时维护会议的合法性与决议的有效性。
- 如有需要，可咨询专业律师对决议内容进行审核，以确保其合法合规。
在撰写股东会决议时，务必确保所有信息的准确性、完整性、合规性、清晰性和正式性。如有任何疑问或需要进一步的法律帮助，请直接向我咨询。