发现员工违规时，为了确保处理过程的公正性、合法性和有效性，可以遵循以下步骤进行办理：
一、初步核实与立案
初步核实：
- 一旦发现员工有违规行为，首先应由相关部门或负责人对问题进行初步核实。这一步骤的目的是确认违规行为是否存在，以及违规的严重程度。
- 初步核实过程中，应收集相关证据，如监控录像、工作记录、同事证言等，确保事实清楚，证据确凿。
立案决定：
- 如果初步核实确认员工确实存在违规行为，且需要进一步查证，那么应由任免机关或单位主要负责人批准同意后立案。
- 立案后，应书面告知被调查的员工本人及其所在单位，并向有管理权限的监察机关通报。
二、深入调查与证据收集
深入调查：
- 承办部门负责对被调查员工的违规行为进行进一步调查，包括收集、查证有关证据材料，向有关单位和人员了解情况。
- 调查过程中，应坚持实事求是的原则，确保定性准确，处理恰当。
证据收集：
- 收集证据时，应确保证据的合法性和有效性，严禁以威胁、引诱、欺骗等非法方式收集证据。
- 证据应包括直接证据和间接证据，形成完整的证据链，以支持调查结论。
三、告知与申辩
告知违规事实：
- 承办部门应将调查认定的事实以及拟给予处分的依据告知被调查员工，确保其了解违规行为的性质和后果。
听取申辩：
- 被调查员工有权提出陈述和申辩，承办部门应认真听取其提出的事实、理由和证据，并进行核实。
- 如果被调查员工提出的事实、理由和证据成立，应予采纳，并相应调整调查结论或处理建议。
四、处理建议与决定
提出处理建议：
- 承办部门经审查后，应提出处理建议，包括给予处分、免予处分、不予处分或者撤销案件等。
集体讨论决定：
- 处理建议应按程序报任免机关或单位领导成员集体讨论，作出最终决定。
- 决定作出后，应向有管理权限的监察机关通报，并确保决定的合法性和公正性。
五、通知与执行
书面通知：
- 任免机关或单位应自决定作出之日起一定期限内（如1个月），将处分、免予处分、不予处分或者撤销案件的决定以书面形式通知被调查员工及其所在单位。
- 通知应在一定范围内宣布，但涉及国家秘密、商业秘密或者个人隐私的，应按照国家有关规定办理。
执行与归档：
- 承办部门应将处分有关决定及执行材料归入被调查员工本人档案，同时汇集有关材料形成该处分案件的工作档案。
- 被处理员工在处分期间应遵守相关规定，如不得评先评优、晋升工资和提拔使用等。
六、后续跟进与复议
后续跟进：
- 处分期间，相关部门应关注被处理员工的表现，如表现较好且到期后，应及时办理恢复其权益的手续。
复议申请：
- 如果被处理员工对处理决定不服，可在规定期限内（如15日）向上级组织机关申请复议。
- 复议期间，不影响处分决定的执行，但上级组织机关审核裁决后认为不宜给予处分的，应从其决定。
通过以上步骤，可以确保对员工违规行为的处理过程既合法又公正，同时也有助于维护企业的纪律和秩序。