当往来询证函不符时，回函应明确指出差异点，并提供详细解释及证明材料，以确保双方账务清晰，避免潜在纠纷。具体操作如下：

1. 仔细核对差异：

   • 在收到往来询证函后，首先要做的是仔细核对函中的每一项数据，包括金额、日期、交易内容等，确保理解无误。
   • 将询证函中的数据与自身账簿记录进行逐一比对，找出不符的具体项目。

2. 明确差异原因：

   • 对于每一项不符的数据，要深入分析其原因。可能是时间性差异（如已发货但未开票）、计算错误、遗漏交易或双方记账方式不同等。
   • 确保对差异原因有清晰、准确的理解，以便在回函中详细解释。

3. 准备回函内容：

   • 开头部分：简要说明收到询证函的情况，并表达愿意配合核对账务的积极态度。
   • 差异说明部分：逐一列出不符的项目，包括项目名称、询证函中的金额、自身账簿中的金额以及差异金额。
   • 原因解释部分：针对每一项差异，详细解释其原因，并提供相关证明材料（如合同、发票、发货单等）的复印件或扫描件作为附件。
   • 结论部分：总结差异情况，并表达希望双方能够进一步沟通，以解决账务不符问题，确保双方账务一致。

4. 正式回函：

   • 使用正式的公司信头纸打印回函，确保格式规范、内容清晰。
   • 由公司负责人或财务负责人签字并加盖公司公章，以增加回函的权威性和可信度。
   • 通过邮寄或电子邮件等方式将回函发送给对方，并保留好发送记录作为备查。

5. 后续跟进：

   • 在发送回函后，主动与对方联系，确认对方是否已收到回函，并了解对方对差异情况的看法。
   • 根据对方的反馈，进一步沟通并协商解决方案，如调整账目、补开发票等，以确保双方账务最终一致。

在处理往来询证函不符问题时，务必保持专业、严谨的态度，确保回函内容准确无误、逻辑清晰。如有任何疑问或需要进一步的法律建议，请随时向我咨询。