在员工试用期不合适需要劝退的情况下，为了确保流程的合法性和减少后续纠纷，用人单位需要准备并签订一系列相关的资料。以下是一个详细且清晰的解答：
首先，用人单位需要确保录用条件的合法性、明确性和具体性。录用条件应当事先公示或告知员工，这可以通过以下几种方式实现：
招聘时明示：在招聘员工时，向其明确说明录用条件，并要求员工签字确认。
发送聘用函：在劳动关系建立以前，通过发送聘用函的方式向员工明示录用条件，并要求其签字确认。
劳动合同中约定：在劳动合同中明确约定录用条件或不符合录用条件的情形。
规章制度中规定：在公司的规章制度中对录用条件进行详细规定，并将该规章制度在劳动合同签订前进行公示。
接下来，当用人单位决定因员工不符合录用条件而劝退时，需要准备以下资料：
不符合录用条件的证据：
- 员工的绩效考核表，显示员工在试用期间的表现未达到录用条件。
- 员工的出勤考核表，如果员工存在频繁迟到、早退或旷工等行为，且这些行为违反了录用条件或公司规章制度。
- 客户对员工的投诉意见，如果员工的工作表现导致客户投诉，且这些投诉与录用条件相关。
- 其他任何能够证明员工不符合录用条件的证据，如工作报告、项目成果等。
解除劳动合同通知书：
- 通知书应明确说明解除劳动合同的原因，即员工在试用期间被证明不符合录用条件。
- 通知书应包含解除劳动合同的日期，该日期应在试用期内。
- 通知书应要求员工签字确认收到，并注明如果员工对解除决定有异议，可以在一定期限内提出申诉或寻求法律援助。
员工签字确认的文件：
- 如果可能，让员工在解除劳动合同通知书上签字确认，表示其已收到并理解通知书的内容。
- 如果员工拒绝签字，可以通过邮寄、电子邮件或其他方式送达通知书，并保留送达的证据。
其他相关文件：
- 如果公司有员工手册或规章制度，其中可能包含关于试用期解除劳动合同的详细规定，这些文件也应作为参考。
- 如果员工在试用期间有签署任何与录用条件或工作表现相关的文件，如培训协议、保密协议等，这些文件也可能与解除劳动合同的决定相关。
在准备这些资料时，用人单位需要注意以下几点：
- 确保所有证据都是合法、真实和有效的。任何伪造或篡改的证据都可能导致用人单位在法律纠纷中处于不利地位。
- 遵守法定程序。用人单位必须在试用期内对员工进行录用条件考核，并在试用期结束前作出留用或解除的决定并送达劳动者。
- 尊重员工的权益。在解除劳动合同的过程中，用人单位应尊重员工的权益，避免使用威胁、诱导或侮辱性的语言。
综上所述，当员工在试用期不合适需要劝退时，用人单位需要准备不符合录用条件的证据、解除劳动合同通知书、员工签字确认的文件以及其他相关文件。这些资料将有助于确保解除劳动合同的合法性和减少后续纠纷。