违约函和解约函通常由合同中约定的负责部门或合同双方协商确定的部门来撰写，若合同未明确约定，则一般由实际履行合同义务或负责合同管理的部门来撰写。以下从不同角度进行详细分析：
合同约定优先：
- 在合同中，双方可能会明确约定在出现违约或需要解约时，由哪个部门负责撰写违约函或解约函。这种约定通常出现在合同的“争议解决”或“通知与送达”等条款中。
- 如果合同中有这样的约定，那么应当遵循合同约定，由指定的部门来撰写相关函件。
实际履行部门或合同管理部门：
- 如果合同中没有明确约定，那么通常由实际履行合同义务的部门来撰写违约函。例如，在买卖合同中，如果买方未按时付款，卖方通常由其财务部门或销售部门来撰写违约函。
- 对于解约函，如果合同中没有明确约定撰写部门，那么可能由负责合同管理的部门（如法务部、合同管理部等）来撰写，以确保解约程序的合法性和合规性。
双方协商确定：
- 在某些情况下，合同双方可能通过协商来确定由哪个部门来撰写违约函或解约函。这种协商可能发生在合同履行过程中，当出现违约或解约需求时。
- 协商确定撰写部门的好处是可以根据双方的具体情况和需求来灵活安排，确保函件的内容和形式都符合双方的期望。
法律建议：
- 在撰写违约函或解约函时，务必确保函件的内容准确、清晰，并明确表达出违约或解约的事实、理由和依据。
- 函件应当符合法律法规的规定，不得违反法律强制性规定或公序良俗。
- 如果可能的话，建议在撰写前咨询专业律师的意见，以确保函件的合法性和有效性。
可能后果：
- 如果违约函或解约函撰写不当，可能会导致对方提出异议或拒绝接受，进而引发合同纠纷。
- 在极端情况下，如果函件内容违法或侵犯对方合法权益，还可能面临法律责任。
因此，在撰写违约函或解约函时，务必谨慎对待，确保函件的内容合法、合规且符合双方约定。如果有任何疑问或需要进一步的法律帮助，请直接向我咨询。