结论：董事会表决票和决议文件并非必须原件才生效，保留扫描件在符合一定条件下也是可以的。不过，原件和扫描件的法律效力及使用场景存在差异，以下从多个角度进行详细分析：
一、法律效力层面
原件的法律效力：
- 原件是直接来源于法律事实或法律行为的原始文件，具有最高的法律效力。在法律纠纷中，原件通常被视为最直接、最可靠的证据。
- 对于董事会表决票和决议文件，原件能够直接证明表决过程和决议结果的真实性、合法性，是维护公司治理结构和股东权益的重要依据。
扫描件的法律效力：
- 扫描件是原件的电子化复制件，其法律效力取决于原件的真实性和复制过程的合法性。
- 在符合《电子签名法》等相关法律法规规定的情况下，经过合法认证的电子文件（包括扫描件）可以视为与原件具有同等的法律效力。这通常要求扫描件在复制过程中保持完整、未被篡改，并且可以通过技术手段验证其真实性。
二、使用场景层面
原件的使用场景：
- 在需要严格证明表决过程和决议结果真实性的场合，如法律诉讼、监管审查等，原件通常是必不可少的。
- 原件也是公司内部存档和备查的重要文件，有助于维护公司治理的透明度和合规性。
扫描件的使用场景：
- 在日常办公和内部沟通中，扫描件因其便捷性而得到广泛应用。例如，通过电子邮件发送扫描件可以快速传递信息，提高工作效率。
- 在需要远程协作或跨国交流时，扫描件更是成为不可或缺的工具。然而，在使用扫描件时，应确保其真实性和完整性，并采取必要的技术措施防止篡改。
三、实践建议
优先保留原件：
- 尽管扫描件在符合条件下具有法律效力，但原件仍然是最直接、最可靠的证据。因此，在可能的情况下，应优先保留原件，并妥善保管。
合法复制扫描件：
- 如果需要复制董事会表决票和决议文件的扫描件，应确保复制过程合法、合规，并采取必要的技术措施保护扫描件的真实性和完整性。例如，可以使用加密技术、数字签名等手段来增强扫描件的安全性。
建立档案管理制度：
- 公司应建立完善的档案管理制度，明确原件和扫描件的保管、使用、销毁等流程。这有助于确保公司文件的合规性和安全性，降低法律风险。
注意法律风险：
- 在使用扫描件时，应充分认识到其可能存在的法律风险。例如，如果扫描件被篡改或伪造，可能导致公司面临法律纠纷和声誉损失。因此，在使用扫描件前，应进行充分的验证和审核。
总结：董事会表决票和决议文件并非必须原件才生效，保留扫描件在符合一定条件下也是可以的。然而，为了确保公司治理的透明度和合规性，降低法律风险，公司应优先保留原件，并建立完善的档案管理制度来规范原件和扫描件的使用。如有任何疑问或需要进一步的法律建议，请直接向我咨询。