单位注销时，加油卡余额退款说明的撰写需包含关键要素并符合法律规范，以下是具体说明及模板参考：

一、说明的核心要素

1. 主体信息：明确单位名称、加油卡卡号、开户银行及账号（用于退款）。
2. 注销原因：简述单位注销的合法依据（如股东会决议、清算报告等）。
3. 余额确认：附加油卡余额证明（如加油站对账单、系统截图）。
4. 退款请求：明确要求将余额退至指定账户，并注明账户信息。
5. 法律声明：声明单位已履行清算义务，退款后无纠纷。

二、说明模板（参考）

关于XX单位加油卡余额退款的说明

XX加油站/石油公司：
我单位（全称：_____，统一社会信用代码：__）因__（注销原因，如“经营期限届满解散”），已依法完成清算程序。现就我单位名下加油卡（卡号：_____）余额退款事宜说明如下：

1. 余额情况：截至__年月日，该卡内剩余金额为元（大写：______），附加油站对账单/系统截图为证。
   
2. 退款请求：请将上述余额退至我单位指定账户：
   
   • 开户银行：________
     
   • 账户名称：________
     
   • 账号：________
     
3. 法律声明：我单位承诺，退款后与贵公司就该加油卡无任何未结纠纷，并配合提供必要文件。
   

联系人：_____（姓名）
联系电话：_____

XX单位（盖章）
日期：__年月__日

三、注意事项

1. 证据留存：
   
   • 保留加油卡、充值记录、消费凭证等原件，以备核查。
     
   • 若通过银行转账充值，可附转账记录作为辅助证明。
     
2. 程序合规：
   
   • 若单位已进入注销程序，需确保退款说明经清算组或负责人签字确认。
     
   • 涉及国有资产或特殊行业（如危化品运输），需提前咨询主管部门。
     
3. 沟通技巧：
   
   • 可同步提交《退款申请表》（如有），加快处理效率。
     
   • 若加油站拒绝退款，可引用《民法典》第557条（合同终止后权利义务清理）主张权利。
     

如有进一步疑问（如退款流程、证据效力等），可直接向我咨询，我将结合具体案情提供详细方案。