面对同事借4000元钱不还的情况，你可以采取以下步骤来维护自己的合法权益：

1. 优先沟通协商

   • 直接沟通：首先，尝试与同事进行面对面的友好交流，了解对方未还款的具体原因。可能是对方疏忽了，或者确实遇到了暂时的经济困难。在沟通时，保持冷静和理性，以诚恳的态度提醒对方借款事宜，并尝试达成一个新的还款计划。
   • 第三方调解：如果直接沟通没有结果，可以考虑邀请共同的朋友、其他同事或上级领导作为中间人进行调解。第三方的介入有时能增加沟通的效率和说服力，帮助双方达成和解协议。

2. 确保证据充分

   • 在追讨欠款的过程中，证据的收集至关重要。你应确保拥有能够证明借款事实的证据，包括但不限于：
     • 借条或借款协议：如果当时借款时有签订借条或借款协议，应妥善保管。这些文件应详细载明借款金额、用途、利息计算（如有）、借款日期、还款时间等关键信息。
     • 转账记录：保留所有转账记录，无论是银行转账还是电子支付平台的交易记录，都能证明借款的金额和时间。
     • 聊天记录或通话录音：如果与同事之间有关于借款的聊天记录或通话录音，也应保存下来。这些可以作为辅助证据，证明借款事实的存在。

3. 依法追讨欠款

   • 发送催款函：若沟通协商无果，你可以委托律师发送正式的催款函。催款函应明确欠款金额、借款事实及要求还款的期限，这既是一种威慑手段，也是保留追款证据的方式。
   • 申请支付令：如果对方承认借款但拖延还款，你可以根据《中华人民共和国民事诉讼法》的规定，向有管辖权的基层人民法院申请支付令。债务人在收到支付令后十五日内未提出异议且未履行支付义务的，你可向法院申请强制执行。
   • 提起诉讼：若上述方式均无效，你可以撰写起诉状，向有管辖权的法院提起民事诉讼。起诉状应包含双方的基本信息、明确的诉讼请求（如要求对方偿还4000元本金及利息）、事实与理由（详细描述借款经过）等。法院受理案件后，将安排开庭审理，双方需提交证据并进行质证辩论。若你胜诉而对方仍不履行还款义务，你可以在法定期限内申请强制执行，法院将有权采取诸如冻结银行账户、查封财产等措施来帮你追回欠款。

4. 考虑调解或仲裁

   • 在提起诉讼前，你还可以考虑通过调解机构或仲裁机构来解决纠纷。这些机构通常能提供更快速、更灵活的解决方案，且可能避免正式诉讼带来的额外成本和压力。

额外建议：

• 在整个过程中，保持冷静和理性至关重要。避免与同事发生不必要的冲突或争执，以免影响双方的关系和工作氛围。
• 如果你对法律程序不熟悉或感到困惑，可以及时向我咨询。作为专业律师，我能提供专业的法律建议和指导，帮助你更有效地维护自己的合法权益。

面对同事借钱不还的情况，你应首先尝试通过沟通和协商解决；同时，务必保留好所有相关证据。如果协商无果，可以依次考虑发送催款函、申请支付令、提起诉讼或寻求调解/仲裁等法律手段来维护自己的权益。在整个过程中，保持冷静和理性，遵循法律程序是关键。