档案整理和数字化加工合同的手续通常涉及多个环节，以下是根据您提供的参考信息以及一般行业实践，整理出的详细步骤和所需手续：

一、项目准备与公告

1. 项目确定：明确档案整理和数字化加工的具体需求，包括档案类型、数量、整理标准、数字化要求等。
2. 发布公告：根据采购规定，发布项目采购公告，明确项目名称、采购需求、预算金额、报价要求、服务期限等关键信息。公告中应包含供应商的资格要求，如企业资质、经营范围、涉密档案处理资质等。

二、供应商报名与资格审核

1. 供应商报名：供应商根据公告要求，在规定时间内提交报名资料，包括企业营业执照复印件、法定代表人身份证复印件、授权代表参加的提供法定代表人授权委托书原件等。
2. 资格审核：采购方对供应商的报名资料进行审核，确认供应商是否符合公告中的资格要求。审核内容包括供应商的注册登记情况、商业信誉、财务会计制度、履行合同能力、税收和社会保障资金缴纳记录等。

三、报价与响应文件提交

1. 报价准备：供应商根据项目需求和自身成本，准备报价文件，包括单价、总价等。报价应不得超过公告中的最高限价。
2. 响应文件提交：供应商在规定时间内提交响应文件，包括报价文件、企业资质证明、项目保密承诺书、拟安排工作人员的相关资料（如社保缴纳证明、正式员工证明等）、近三年完成的政府机关档案整理服务成功案例等。响应文件应装订成册并密封，密封袋上标明项目名称、报价单位名称等信息。

四、谈判与评审

1. 谈判准备：采购方组织谈判小组，准备谈判所需材料，包括项目需求说明、评审标准等。
2. 谈判过程：谈判小组与供应商进行谈判，就项目需求、报价、服务期限等关键问题进行沟通。供应商应就谈判小组提出的问题进行解答和说明。
3. 评审与确定：谈判小组根据供应商的报价、响应文件、谈判表现等，按照评审标准进行评审，确定中标供应商。评审过程中应确保公平、公正、公开。

五、合同签订与执行

1. 合同签订：采购方与中标供应商签订档案整理和数字化加工合同，明确双方的权利和义务，包括项目需求、服务期限、报价、保密条款等。
2. 项目执行：中标供应商按照合同要求，组织人员开展档案整理和数字化加工工作。工作过程中应严格遵守相关法律法规和保密要求，确保档案内容的安全和完整。
3. 项目验收：项目完成后，采购方组织验收小组对项目进行验收，确认档案整理和数字化加工工作是否符合合同要求。验收合格后，采购方支付合同款项。

六、后续管理与监督

1. 档案管理：采购方应建立完善的档案管理制度，对整理和数字化加工后的档案进行妥善保管和利用。
2. 监督与评估：采购方应定期对供应商的服务质量进行监督和评估，确保供应商持续符合合同要求和服务标准。

在整个过程中，供应商需要特别注意保密条款的遵守，确保档案内容不被泄露或滥用。同时，采购方也应加强对供应商的监督和管理，确保项目的顺利进行和高质量完成。