在没有任命书的情况下，要认定职务侵占，关键在于证明行为人是否利用了其职务上的便利，并且侵占了公司的财物。 以下从几个方面进行详细分析：
职务便利的证明：
- 职务侵占罪的核心在于行为人利用了其职务上的便利。这通常意味着行为人在公司中担任一定的职务，如经理、财务、采购等，这些职务赋予了其管理、经手公司财物的权限。
- 即便没有正式的任命书，如果能够通过其他证据（如公司规章制度、同事证言、工作记录等）证明行为人确实在公司中担任了相应职务，并因此具有管理、经手公司财物的便利，那么这一点就可以得到证明。
侵占行为的证明：
- 侵占行为是指行为人将公司财物非法占为己有或用于个人用途。这需要有明确的证据证明行为人实施了这样的行为，如财务记录、转账凭证、物品出入库记录等。
- 在没有任命书的情况下，这些证据的收集和整理尤为重要，它们将直接证明行为人的侵占行为。
主观故意的证明：
- 职务侵占罪还要求行为人具有主观故意，即明知自己的行为是侵占公司财物，仍然故意为之。
- 这通常需要通过行为人的陈述、行为表现、以及与其他证据的相互印证来证明。例如，如果行为人无法合理解释其占有公司财物的行为，或者其行为明显超出了其职务权限和正常业务范围，那么就可以推断其具有主观故意。
法律程序的遵循：
- 在认定职务侵占的过程中，必须严格遵循法律程序。这包括报警、立案、侦查、起诉、审判等各个环节。
- 在没有任命书的情况下，可能需要更多的证据来支持指控，以确保案件的顺利进行和公正审判。
法律建议：
- 如果公司发现员工可能存在职务侵占行为，应立即收集相关证据，包括财务记录、工作记录、同事证言等。
- 同时，公司应尽快向公安机关报案，并配合公安机关的调查工作。
- 在整个过程中，公司可以寻求专业律师的帮助，以确保案件的合法性和有效性。
可能的法律后果：
- 如果行为人被认定构成职务侵占罪，将面临刑事处罚，包括有期徒刑、拘役、罚金等。
- 同时，行为人还可能需要承担民事赔偿责任，赔偿公司因其侵占行为所遭受的损失。
举例说明：
假设某公司员工张某，虽然没有正式的任命书，但实际上一直担任公司的采购经理职务，负责采购公司所需的物资。后来，公司发现张某在采购过程中存在虚报价格、收受回扣等行为，并将部分采购物资非法占为己有。在这种情况下，公司可以通过收集采购记录、转账凭证、供应商证言等证据来证明张某的职务便利和侵占行为，进而向公安机关报案并追究其法律责任。