是否需要签字取决于文件性质、接收单位要求及双方约定，无统一强制规定，但以下情形通常需要签字：

1. 法律文件或重要合同类文件
   若文件涉及法律效力的确认（如合同、协议、授权书等），接收单位通常需签字或盖章以证明文件已实际送达并确认内容。根据《民法典》第490条，书面合同自双方签字、盖章或按指印时成立，此类文件签字是法律效力的关键要件。

2. 需留存送达证据的场景
   若公司需证明文件已送达（如催款函、律师函、通知类文件），接收方签字是直接证据。根据《民事诉讼法》第76条，书证应当提交原件，签字后的送达回执可作为原始证据使用，避免后续纠纷中举证困难。

3. 接收单位内部管理要求
   部分单位（如政府机关、金融机构）可能因内部流程要求，对所有外来文件均需登记签字。此时签字是接收方履行内部审批或存档义务的体现，未签字可能导致文件被退回或延误处理。

以下情形可能无需签字：

• 普通非法律文件：如内部通知、宣传资料等，接收方可能仅口头确认接收。
  
• 双方约定替代方式：若通过电子邮件、快递回执等方式确认送达，可能无需现场签字（但需注意电子证据的固定，如邮件需保留原始载体）。
  
• 紧急或临时性文件：如临时会议材料，接收方可能仅口头确认，但建议后续补签以完善流程。

建议：

1. 送件前与接收单位确认是否需要签字，避免因流程不符导致文件被拒收。
   
2. 若文件重要，可要求接收方在签字时注明日期、接收人姓名及“文件已收悉”等表述，增强证据效力。
   
3. 保留送件凭证（如签字回执、快递单、照片等），以备后续需要。
   

如有具体文件类型或场景需进一步分析，可直接向我咨询。