员工拷贝工资表是否违法，需根据具体情况判断，一般而言，若未经授权且涉及公司商业秘密或违反公司规定，则可能违法。以下从不同角度进行分析：
一、合法拷贝的情况
- 工作需要与授权：如果员工基于工作需要，且经过了公司的正常授权和审批流程，拷贝工资表用于完成本职工作任务，如进行薪资分析、制作薪酬报告等合理目的，这种拷贝行为是合法的，属于正常的工作操作。例如，公司人力资源部门员工因制作年度薪酬报告需要，经公司批准拷贝工资表，这是完全合法的。
二、可能违法的情况
侵犯商业秘密：
- 定义与行为：工资表若包含公司独特的薪酬结构、绩效挂钩算法、基于市场竞争策略制定的薪资体系等关键商业秘密信息，员工未经许可私自拷贝，并可能用于私利或泄露给竞争对手，就可能构成侵犯商业秘密。
- 法律责任：根据《中华人民共和国刑法》第二百一十九条，侵犯商业秘密罪情节严重的，处三年以下有期徒刑，并处或者单处罚金；情节特别严重的，处三年以上十年以下有期徒刑，并处罚金。若员工拷贝的工资表包含此类商业秘密，且泄露行为给公司造成重大损失，员工可能面临刑事处罚。
违反公司规章制度和保密协议：
- 规章制度与保密协议：公司通常会在规章制度或保密协议中明确规定禁止员工未经授权私自拷贝公司资料，包括工资表。
- 违约责任：若员工违反了这些规定，即使工资表本身不构成商业秘密，也可能因违反合同约定而需要承担违约责任，如支付违约金、赔偿损失，甚至可能面临公司内部的纪律处分，如警告、罚款、解除劳动合同等。例如，员工与公司签订的保密协议中明确规定工资信息属于保密内容，员工私自拷贝工资表，公司有权依据协议对员工进行处罚。
侵犯个人信息（若涉及其他员工信息）：
- 行为性质：工资表往往包含众多员工的个人敏感信息，如姓名、身份证号、薪资数额等。如果员工未经授权将工资表拷贝并泄露给外部人员，导致其他员工个人信息被不当获取和使用，那么泄露者就可能侵犯了其他员工的个人信息权益。
- 法律责任：根据《中华人民共和国民法典》以及《中华人民共和国个人信息保护法》等法律规定，被侵权员工有权要求泄露者承担民事赔偿责任，泄露者还可能面临行政处罚或刑事责任。
三、拷贝后的行为影响
- 未泄露的自用：如果员工拷贝工资表后仅自用且未外泄，一般不算侵犯商业秘密或违反公司规定（除非公司明确禁止拷贝），不会因此面临刑事处罚，但仍可能违反公司内部规定或保密协议中的某些条款。
- 泄露或不当使用：若员工将拷贝的工资表泄露给外部人员，或利用这些资料进行不正当竞争等违法行为，则需要承担相应的法律责任，包括民事赔偿、行政处罚乃至刑事处罚。
四、建议与总结
- 遵守公司规定：员工在拷贝工资表前，应充分了解公司的规章制度和保密协议，确保拷贝行为合法合规。
- 谨慎处理信息：避免将工资表随意拷贝给无关人员，特别是外部人员，以防止信息泄露和不当使用。
- 保护个人信息：尊重并保护其他员工的个人信息权益，不擅自传播或泄露工资表中的个人信息。
综上所述，员工拷贝工资表是否违法取决于多种因素，包括拷贝行为的授权情况、工资表的性质、员工的主观意图以及拷贝后的行为等。为避免不必要的法律风险，建议员工在处理工资信息时保持谨慎和合规意识。如有任何疑问或需要进一步的法律帮助，可以直接向我咨询。