当员工离职时年假未休完，处理方式主要遵循相关法律法规，并确保员工权益得到保障。以下是详细、清晰的解答：

一、处理原则与法律依据

根据《企业职工带薪年休假实施办法》第十二条，用人单位与员工解除或终止劳动合同时，应折算并支付员工未休年休假的工资报酬。这是处理此类情况的基本原则和法律依据。

二、折算方法

1. 确定已过日历天数：

   • 以员工离职日为准，计算当年度在单位工作的实际天数。

2. 确定应享年休假天数：

   • 根据员工累计工作年限，确定其全年应享的年休假天数。例如，工作1-10年为5天，10-20年为10天，20年以上为15天。

3. 扣除已安排年休假：

   • 从应享年休假中扣除已安排的年休假天数。

4. 计算未休年休假：

   • 使用公式：（当年度在本单位已过日历天数 ÷ 365天/366天[闰年]）× 员工全年应享年休假天数 - 已安排年休假天数。
   • 折算后不足1整天的部分不支付工资报酬。

三、工资报酬支付标准

• 对于未休年休假，用人单位应按员工日工资的300%支付工资报酬。这其中包括正常工作期间的工资收入，因此实际上需要额外支付日工资的200%作为补偿。
• 日工资按员工月工资除以月计薪天数（通常为21.75天）折算。

四、特殊情况处理

1. 高于法定标准的约定：

   • 若劳动合同、集体合同或单位规章制度规定的年休假天数或工资报酬高于法定标准，应按约定执行。

2. 员工主动离职且违法：

   • 若员工主动提出离职且违法解除劳动合同，用人单位无需支付未休年休假工资报酬。

3. 单位违规不安排年休假：

   • 若单位不按规定安排年休假也不支付工资报酬，劳动行政部门可责令改正，逾期不改则需加付赔偿金。

五、实际操作建议

1. 提前规划：

   • 用人单位应提前规划员工年休假安排，尽量避免员工离职时仍有未休年休假。

2. 沟通协商：

   • 在员工离职前，用人单位应与员工沟通协商，尽量安排休完未休年休假或就未休年休假工资报酬达成一致。

3. 留存证据：

   • 用人单位应留存相关证据，如年休假安排记录、工资支付记录等，以避免后续可能产生的劳动纠纷。

综上所述，处理员工离职时年假未休完的情况需要严格遵循相关法律法规，并确保员工权益得到保障。用人单位应提前规划、沟通协商，并留存相关证据以避免潜在的法律风险。