针对员工被处分后提出书面申诉的情况，公司应采取合法、合规且人性化的回复方式。以下是具体建议：

1. 明确回复的基本原则

• 及时性：公司应在收到申诉后，尽快安排调查并回复，避免拖延导致员工不满升级。
• 合法性：回复内容需符合《劳动合同法》《劳动争议调解仲裁法》等相关法律法规，确保程序合法。
• 客观性：回复应基于事实，避免主观臆断或情绪化表达。
• 尊重性：即使处分决定无误，也应尊重员工的申诉权，避免激化矛盾。

2. 回复的具体内容与步骤

• 第一步：确认收到申诉

  • 公司应书面确认收到申诉，并告知员工申诉已进入处理流程。
  • 示例回复：“公司已收到您的书面申诉，并将于X个工作日内完成调查并回复。”

• 第二步：调查核实

  • 公司应成立调查小组，核实处分决定的依据是否充分、程序是否合法。
  • 调查过程中，应允许员工提供补充证据或陈述意见。

• 第三步：根据调查结果回复

  • 若处分决定无误：
    • 回复应明确说明处分依据（如公司规章制度、员工行为等），并附上相关证据。
    • 示例回复：“经调查，您的行为违反了公司《员工手册》第X条，处分决定依据充分，程序合法，故维持原处分决定。”
  • 若处分决定存在瑕疵：
    • 回复应承认错误，并说明修正措施（如撤销处分、调整处分等级等）。
    • 示例回复：“经调查，原处分决定在程序上存在瑕疵，现决定撤销原处分，并重新作出处理。”
  • 若处分决定部分有误：
    • 回复应明确修正部分，并说明理由。
    • 示例回复：“经调查，原处分决定中关于X部分的认定有误，现予以修正；但Y部分认定无误，故维持该部分处分。”

• 第四步：告知后续权利

  • 回复应告知员工，若对回复结果仍有异议，可通过何种途径（如内部调解、劳动仲裁等）进一步维权。
  • 示例回复：“若您对本回复仍有异议，可于收到回复之日起X日内向公司劳动争议调解委员会申请调解，或依法向劳动争议仲裁委员会申请仲裁。”

3. 注意事项

• 避免使用模糊语言：回复应明确、具体，避免使用“可能”“大概”等模糊词汇。
• 保护员工隐私：调查过程中及回复中，应避免泄露员工个人信息或处分细节。
• 留存书面记录：公司应妥善保存申诉、调查及回复的书面记录，以备后续可能发生的劳动争议。

4. 示例完整回复 “尊敬的XX员工：

公司已收到您的书面申诉，并高度重视。经调查，现回复如下：

一、调查情况

1. 您于X年X月X日因XX行为受到XX处分；
2. 调查过程中，您提供了XX证据/陈述了XX意见；
3. 经核实，您的行为违反了公司《员工手册》第X条，处分决定依据充分，程序合法。

二、处理结果

维持原处分决定，即XX处分。

三、后续权利

若您对本回复仍有异议，可于收到回复之日起X日内向公司劳动争议调解委员会申请调解，或依法向劳动争议仲裁委员会申请仲裁。

特此回复。

XX公司（盖章） X年X月X日”

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