当您面临起诉时被告人不在本市的情况，这并不影响您依法提起诉讼的权利。为了确保诉讼的顺利进行，您可以按照以下步骤来操作：
一、确定管辖法院
被告住所地法院：
- 根据《中华人民共和国民事诉讼法》的相关规定，对公民提起的民事诉讼，原则上由被告住所地人民法院管辖。若您知道被告的确切住所地，即使其不在本市，您也可以向该法院提起诉讼。
经常居住地法院：
- 如果被告的住所地与经常居住地不一致（经常居住地是指公民离开住所地至起诉时已连续居住一年以上的地方，但住院就医除外），那么应由经常居住地人民法院管辖。您应尽可能了解被告的经常居住地，并据此选择合适的法院。
合同履行地或原告住所地法院：
- 对于合同纠纷，除了可以向被告住所地法院起诉外，还可以由合同履行地人民法院管辖。特定类型的案件，如涉及身份关系的诉讼，也可能由原告住所地法院管辖。
特殊情形下的管辖：
- 如果涉及跨地区或跨国的民事诉讼，需要遵循相关的司法协助协议或国际条约进行送达和审理。
二、准备起诉材料
起诉状：
- 起诉状应详细记明原、被告的基本信息，包括姓名、性别、年龄、籍贯、住址等，以及您的诉讼请求、所依据的事实与理由，还有证据和证据来源等。
相关证据材料：
- 您需要收集足够的证据来支持您的主张，这些证据可能包括合同、交易记录、通信记录、证人证言等。确保这些证据是真实、合法、有效的，并且能够证明您的诉讼请求。
三、选择适当的诉讼方式
委托诉讼代理人：
- 如果您不方便亲自前往被告所在地的法院提起诉讼，您可以委托当地的律师或其他合适的人员作为您的诉讼代理人，代为参与诉讼活动。您需要向法院提交授权委托书，明确代理权限。
线上诉讼：
- 现在许多法院都提供了线上诉讼平台，您可以通过这些平台进行立案、提交证据、参与庭审等。这种方式可以节省您的时间和精力，但请确保您填写的信息准确无误，并且提交的材料完整规范。
邮寄材料：
- 您还可以通过快递将诉讼材料邮寄给法院。在邮寄前，请确保材料齐全并符合法院的要求。同时，保留好快递单据以便查询和跟进。
申请跨域立案：
- 如果您所在的地区实行了跨域立案机制，您可以向当地有管辖权的法院申请跨域立案。该法院会将您的案件转至被告所在地法院进行审理。
四、特殊情形下的处理
公告送达与缺席判决：
- 如果被告既不在住所地也无明确经常居住地，或者无法通过常规方式送达法律文书，法院可能会采取公告送达的方式。经过法定期间后，视为已送达。如果被告无正当理由拒不到庭，法院可能会进行缺席判决。
申请财产保全：
- 如果您担心被告在外地有财产且可能会转移或隐匿，您可以向法院申请对被告的财产进行查封、扣押或冻结等保全措施。这样可以确保在判决生效后，您能够顺利执行判决。
五、注意事项
- 在整个诉讼过程中，请保持与法院的沟通畅通，及时了解诉讼进展和法院的要求。
- 提供准确的联系方式给法院，以便法院能够及时与您联系并送达诉讼文书。
- 密切关注诉讼进展，及时了解审理进度、开庭时间等信息，并配合代理人进行诉讼活动。
- 严格履行诉讼义务，如按时参加庭审、提交答辩状等。如果有特殊情况无法履行，请及时向法院申请延期或其他合理处理方式。
综上所述，即使被告人不在本市，您仍然有权依法提起诉讼并维护自己的合法权益。请按照上述步骤操作，并寻求专业法律帮助以确保诉讼的顺利进行。