结论前置：租客不在场时，其他人可以代签租赁合同，但必须确保代签人获得了租客的合法授权，并严格遵守授权范围。若未获得合法授权或超越授权范围代签，则合同可能无效或部分无效。
可以代签且有效的情况
获得租客书面授权：
- 法律依据：根据《中华人民共和国民法典》的相关规定，代理人在代理权限内，以被代理人名义实施的民事法律行为，对被代理人发生效力。
- 具体情形：如果租客事先出具了书面的授权委托书，明确委托他人代签租赁合同，并详细说明了委托事项、权限和期限，那么代签人在授权范围内代签的合同是有效的。例如，租客因在外地工作无法亲自签订合同，便出具了授权委托书让其朋友代签，此时代签的合同具有法律效力。
构成表见代理：
- 法律依据：依据《中华人民共和国民法典》的相关规定，行为人没有代理权、超越代理权或者代理权终止后，仍然实施代理行为，相对人有理由相信行为人有代理权的，代理行为有效。
- 具体情形：如果代签人虽无正式授权委托书，但持有能让出租方合理相信其有代理权的文件（如租客的身份证复印件、与租客的聊天记录等证明其代理身份的材料），并且此前存在类似的代理行为或租客有让该代签人处理租房事宜的历史，出租方基于这些情况有理由相信代签人有代理权，那么代签的合同也可能被认定为有效。
代签可能无效的情况
无授权且租客不追认：
- 具体情形：若代签人未获得租客的任何授权而擅自代签租赁合同，事后租客明确表示不认可该合同，则合同对租客不发生效力。出租方因此遭受损失的，可以要求代签人承担赔偿责任。
授权不明或越权代理：
- 具体情形：虽然有授权委托书，但委托事项、权限不明确，或者代签人超越了授权范围签订合同，而租客又对越权部分不予认可的，越权部分的合同内容无效。例如，租客授权代签人签订租期为一年的租赁合同，但代签人擅自将租期延长为两年，对于延长的部分，如果租客不追认，则该部分无效。
出租方与租客应采取的措施
- 出租方：在代签租赁合同时，应要求代签人提供租客的授权委托书，并仔细核实授权的范围和期限等内容。同时，可以通过电话、视频等方式与租客进行确认，以避免日后可能出现的纠纷。
- 租客：若需委托他人代签租赁合同，应出具明确的授权委托书，并详细说明委托事项、权限和期限。同时，应确保代签人能够妥善履行代理职责，避免因代签人的过失而导致合同无效或产生其他法律纠纷。
法律后果与风险提示
- 若代签行为无效或部分无效，可能导致租赁合同无法履行或产生其他法律纠纷。出租方和租客都可能因此遭受经济损失。
- 代签人若未经授权擅自代签合同，可能需承担赔偿责任。因此，代签人在代签前应确保获得合法授权，并严格遵守授权范围。
综上所述，租客不在场时其他人可以代签租赁合同，但必须确保代签人获得了租客的合法授权，并严格遵守授权范围。如有任何疑问或不确定的地方，可以直接向我咨询，以避免潜在的法律风险。