在乙方需要外派更换人员给甲方时，为了确保流程的顺畅和信息的准确传达，建议乙方按照以下步骤来通知甲方：
一、明确更换原因及新人员信息
确定更换原因：
- 乙方应首先明确更换人员的具体原因，如原人员离职、不胜任工作、健康问题等，并准备好相应的证明材料（如离职证明、工作评估报告、医疗证明等）。
筛选新人员：
- 根据甲方的需求和岗位要求，乙方应筛选出符合条件的新人员，并确保其具备相应的专业技能、工作经验和职业素养。
- 乙方应与新人员签订劳务合作协议，明确双方的权利和义务。
二、准备正式通知文件
撰写通知函：
- 乙方应撰写一份正式的通知函，明确说明更换人员的原因、新人员的基本信息（如姓名、性别、年龄、专业技能、工作经验等）、到岗时间以及交接事宜等。
- 通知函应使用正式、礼貌的语言，并体现乙方的专业性和责任感。
附上相关证明材料：
- 乙方应在通知函中附上原人员的离职证明、新人员的简历或资质证明等相关材料，以便甲方进行核实和备案。
三、与甲方沟通并确认
提前沟通：
- 在发送正式通知函之前，乙方应与甲方进行电话或邮件沟通，简要说明更换人员的情况，并询问甲方是否有特殊要求或注意事项。
发送通知函：
- 乙方应将正式的通知函及相关证明材料通过邮件、快递或专人送达等方式发送给甲方，并确保甲方能够及时收到。
确认接收及反馈：
- 乙方应主动与甲方联系，确认甲方是否已收到通知函，并询问甲方对新人员的意见和建议。
- 如甲方对新人员有异议或要求进一步了解，乙方应积极配合并提供相关信息。
四、后续跟进及交接
安排交接事宜：
- 乙方应与原人员和新人员协商安排交接事宜，确保工作的连续性和稳定性。
- 交接过程中，乙方应监督并确保所有工作资料和信息的完整传递。
持续跟进：
- 在新人员到岗后，乙方应持续跟进其工作表现，并与甲方保持沟通，及时解决可能出现的问题。
示例通知函
通知函
尊敬的[甲方名称]：
我司[乙方名称]因[更换原因，如原人员离职/不胜任工作等]，现需对派驻贵方的[原人员姓名]进行更换。经我司严格筛选，拟派[新人员姓名]接替其工作。
[新人员姓名]基本情况如下：
- 姓名：[新人员姓名]
- 性别：[性别]
- 年龄：[年龄]
- 专业技能：[专业技能描述]
- 工作经验：[工作经验描述]
[新人员姓名]将于[到岗时间]正式到岗，并与[原人员姓名]进行工作交接。我司将确保交接过程的顺利进行，并保障贵方工作的连续性和稳定性。
随函附上[原人员姓名]的离职证明及[新人员姓名]的简历/资质证明等相关材料，请贵方查收并备案。
如贵方对[新人员姓名]有任何疑问或要求进一步了解，请随时与我司联系。我司将积极配合并提供相关信息。
感谢贵方的理解与支持！
此致
敬礼！
[乙方名称]
[日期]
通过以上步骤，乙方可以确保更换人员的通知过程规范、有序，并维护与甲方的良好合作关系。