在销售买送给客户东西的情境下，付款单的填写责任通常取决于交易的性质、双方约定以及公司内部的财务流程，但一般而言，付款单应由负责支付款项的一方或其授权代表来填写。以下是从不同角度对此问题的详细分析：
一、交易性质与双方约定
赠品性质：
- 如果销售买送给客户的东西被视为赠品，且双方明确约定赠品无需客户支付费用，那么付款单可能并不直接涉及客户。此时，付款单可能由销售方内部填写，用于记录赠品的成本或作为促销活动的财务记录。
- 但若赠品实际上是以某种形式（如积分兑换、满额赠送等）间接由客户承担费用，那么付款单的填写就可能与客户有关，具体取决于双方如何约定费用的承担方式。
双方约定：
- 双方可能在合同或协议中明确约定了付款单的填写责任。例如，合同可能规定销售方负责填写付款单并提交给客户确认，或者客户在收到赠品后需要填写付款单以确认接收（尽管实际上可能不支付费用）。
二、公司内部财务流程
销售方流程：
- 在许多公司中，销售部门或财务部门可能负责填写付款单。这取决于公司的内部流程和规定。例如，销售部门可能负责与客户沟通并确认赠品的接收，而财务部门则负责根据销售部门的确认填写付款单并记录相关财务信息。
授权代表：
- 如果销售方或客户方有授权代表（如销售经理、财务经理等），则付款单可能由这些授权代表来填写。授权代表通常具有填写和提交付款单的权限，并代表其所在方进行财务交易。
三、法律建议与实际操作
明确约定：
- 为避免争议，建议在交易前双方明确约定付款单的填写责任。这可以通过在合同或协议中增加相关条款来实现。
保留证据：
- 无论付款单由哪方填写，都应保留好相关证据（如合同、协议、付款单副本等）。这些证据在发生争议时可能起到关键作用。
遵循公司流程：
- 如果您是销售方或客户方的员工，请遵循您所在公司的内部财务流程来填写和提交付款单。这有助于确保财务交易的准确性和合规性。
在实际操作中，如果销售买送给客户的东西被视为赠品且无需客户支付费用，那么付款单可能主要由销售方内部填写用于财务记录。但如果存在间接费用承担或双方有特别约定，则付款单的填写责任可能有所不同。因此，在具体情况下，建议双方根据交易性质和约定来确定付款单的填写责任。如果有任何疑问或需要进一步的法律建议，请直接向我咨询。