单位查询员工犯罪记录，需要遵循一系列法定手续。以下是具体步骤和注意事项：
一、明确查询权限与条件
查询权限：单位可以查询本单位在职人员或者拟招录人员的犯罪记录，但应当符合法律、行政法规关于从业禁止的规定。对于特殊行业、岗位，如涉及国家安全、公共安全等，法律有明确规定需进行犯罪记录查询的，单位可依据相关规定进行查询。
查询条件：单位查询犯罪记录应基于合理的用途，如员工入职背景调查、特定岗位需要等，并确保查询行为具有必要性。
二、准备查询材料
单位在申请查询员工犯罪记录时，需准备以下材料：
单位介绍信：说明查询目的、查询对象及查询内容的正式文件。
经办人有效身份证明：如身份证、工作证等，以证明经办人的身份和权限。
加盖单位公章的查询申请表：申请表中应列明申请查询依据的具体法律条款，以及查询对象的基本信息、查询原因等。
查询对象系单位在职人员或者拟招录人员的有关材料：如劳动合同、招聘简章、面试通知等，以证明查询对象与单位的关系。
三、提交查询申请
单位需将上述材料提交至被查询员工居住地或户籍所在地的公安派出所。若查询对象为外国人，则提交至单位住所地县级以上公安出入境管理部门。提交申请时，应确保材料齐全、真实有效。
四、等待查询结果
公安机关在收到单位的查询申请后，将依据相关法律法规和程序进行查询。查询完成后，公安机关将向单位出具查询结果，包括无犯罪记录证明或犯罪记录查询结果告知函等。
五、注意事项
尊重隐私：单位在查询员工犯罪记录时，应严格遵守法律法规，尊重员工的隐私权和个人信息安全。查询结果仅可用于法定或约定的用途，不得非法泄露或使用。
合法使用：单位应确保查询行为的合法性和正当性，不得私自调查或滥用查询结果。同时，应建立健全信息安全管理制度，确保信息的保密性和安全性。
综上所述，单位在查询员工犯罪记录时，需明确查询权限与条件，准备齐全查询材料，并提交至相应公安机关进行查询。同时，单位应严格遵守法律法规和程序要求，确保查询行为的合法性和正当性。