当单位发现员工工资多发并需要扣回时，应秉持明确、礼貌且专业的态度来进行通知和处理。以下是一个详细且深度的解答步骤，供您参考：
一、撰写追回通知
明确表达追回意图：
- 开头直接且礼貌地说明情况，例如：“鉴于我司在工资发放过程中出现了失误，导致您多收了XX元工资。为确保公司财务的准确性，现特此通知并协助您进行款项的追回。”
详细说明多发数额及原因：
- 清晰列出多发的具体数额，并简要解释多发的原因，如计算错误、系统故障等。
规定退款时间与方式：
- 明确告知员工需在何时前将多余款项退还至哪个指定账户，并提供详细的退款操作流程。
附上相关证据材料：
- 随通知附上工资单、银行转账记录等相关证据，以便员工核对并确认多发情况。
表达感谢与提醒：
- 对员工的理解与配合表示感谢，并提醒如有任何疑问或困难，可随时与公司人力资源部或财务部门联系。
二、法律依据
- 根据《民法典》中关于不当得利的规定，员工多收的工资构成不当得利，单位有权要求员工返还。具体可参考《民法典》第九百八十五条、第九百八十六条和第九百八十七条的相关规定。
三、处理方式
协商追回：
- 首选方式是与员工进行沟通协商，要求员工主动退回多发部分的工资。这种方式成本较低，且有助于维护良好的劳资关系。
法律诉讼：
- 若协商不成，单位可依据《民法典》的相关规定，向法院提起返还不当得利之诉，请求法院依法判决员工返还多发工资。
内部处理与预防：
- 加强工资核算流程的审核与监督，减少人为错误。
- 制定或完善内部规章制度，明确多发工资的处理流程和责任划分。
- 定期对工资发放系统进行维护和升级，避免系统故障导致的多发情况。
四、注意事项
- 在整个追回过程中，务必保持与员工的良好沟通，确保信息的准确传递和双方的理解。
- 遵循法律法规和公司内部规章制度，确保追回操作的合法性和合规性。
- 对于员工的疑问和困难，及时给予解答和帮助，以维护员工的合法权益和公司的良好形象。
综上所述，单位在处理员工多发工资扣回问题时，应明确表达追回意图，详细说明多发数额及原因，并提供清晰的退款方式与时间要求。同时，遵循法律法规和公司内部规章制度，确保追回操作的合法性和合规性，并加强与员工的沟通与合作，以维护双方的合法权益和良好关系。