当员工因工出差时，用人单位需要提前做好一系列准备工作以确保出差顺利进行，并符合相关法律法规及公司政策。以下是一些关键的准备工作：

一、出差计划与安排

1. 明确出差任务：

   • 与员工详细沟通出差目的、任务要求、预期成果及时间安排。
   • 确保员工清楚了解出差的具体工作内容和重要性。

2. 制定出差行程：

   • 根据出差任务，为员工规划合理的行程安排，包括交通、住宿、会议或拜访等。
   • 提前预订机票、火车票、酒店等，确保行程顺利。

3. 准备出差资料：

   • 提供必要的出差文件、资料、名片等，以便员工在出差过程中使用。
   • 确保员工了解如何获取和使用这些资料。

二、安全与保险

1. 安全教育：

   • 对员工进行出差前的安全教育，提醒其注意人身安全、财物安全及交通安全。
   • 告知员工在紧急情况下的应对措施和联系方式。

2. 购买保险：

   • 根据公司政策和出差地点，为员工购买合适的旅行保险或意外伤害保险。
   • 确保保险覆盖出差期间可能发生的各种风险。

三、费用与报销

1. 费用预算：

   • 为员工制定详细的费用预算，包括交通、住宿、餐饮、通讯等费用。
   • 提前告知员工预算限制和报销流程。

2. 报销准备：

   • 提供必要的报销单据和表格，如差旅费报销单、发票收集要求等。
   • 告知员工如何填写报销单据和提交报销申请。

四、法律与合规

1. 了解法律法规：

   • 确保员工了解出差地点的法律法规和风俗习惯，避免违规行为。
   • 提醒员工注意保护公司商业秘密和客户隐私。

2. 签订出差协议：

   • 如需，与员工签订出差协议，明确双方的权利和义务，包括出差期间的工作安排、费用报销、安全责任等。

五、其他准备

1. 设备准备：

   • 根据工作需要，为员工配备必要的通讯设备、办公用品等。
   • 确保设备功能正常，并教会员工如何使用。

2. 健康准备：

   • 关注员工的健康状况，提醒其携带必要的药品和防护用品。
   • 对于需要特殊健康照顾的员工，提供必要的支持和帮助。

3. 行程跟踪与反馈：

   • 建立行程跟踪机制，及时了解员工的出差进展和遇到的问题。
   • 鼓励员工提供出差反馈，以便公司不断改进出差管理和服务。

综上所述，用人单位在员工因工出差前需要做好充分的准备工作，包括出差计划与安排、安全与保险、费用与报销、法律与合规以及其他必要的准备。这些准备工作不仅有助于确保出差的顺利进行，还能保障员工的权益和公司的利益。