当员工出现旷工情况时，为了合法且有效地通知员工，您可以遵循以下步骤来制定并发送旷工通知书：
一、明确旷工事实
- 详细记录：首先，您需要详细记录员工的旷工情况，包括旷工的具体日期、时长以及是否有提前请假或说明情况等。
- 依据规章制度：参考公司的规章制度或劳动合同中的相关条款，明确员工旷工的行为已经违反了哪些规定。
二、撰写旷工通知书
- 标题明确：通知书的标题应清晰明了，如“旷工通知书”或“关于XX员工旷工的处理决定”。
- 内容详细：
- 员工信息：明确写出被通知员工的姓名、身份信息、部门及职位等。
- 旷工事实：详细阐述员工的旷工情况，包括旷工的具体日期、时长等，并附上相关证据（如考勤记录）。
- 违规后果：依据公司规章制度或劳动合同条款，明确指出员工旷工的行为已经违反了公司规定，并告知其可能面临的后果（如警告、罚款、辞退等）。
- 工作要求：要求员工在规定时间内进行工作交接（如适用），并告知其应如何改正错误或避免类似情况再次发生。
- 法律条款：可以引用《劳动法》或《劳动合同法》中的相关条款，以增强通知书的法律效力。
- 态度公正：在撰写通知书时，应保持客观、公正的态度，避免使用过于严厉或情绪化的措辞。
三、发送旷工通知书
- 选择方式：旷工通知书应通过正式的方式发送，如邮寄、电子邮件（需确保员工能收到并确认）或亲自送达。微信等即时通讯工具虽然方便，但可能不够正式，建议作为辅助通知方式。
- 保留证据：无论选择哪种方式发送，都应确保能够保留发送记录和员工签收的回执（如适用），以备后续可能需要的法律程序。
四、后续处理
- 跟踪处理：在发送旷工通知书后，应跟踪员工的反馈和后续行动，确保员工已经收到通知并了解其内容。
- 依法办理：如果员工旷工情况严重且符合辞退条件，应依法为员工办理档案和社会保险关系转移手续，并出具解除劳动关系的证明。
综上所述，合法通知员工旷工需要明确旷工事实、撰写详细的旷工通知书并通过正式方式发送，同时保留好相关证据以备后续使用。在整个过程中，都应遵循法律法规和公司规章制度的要求，确保处理过程的合法性和公正性。