当仲裁被申请人是外国人时，处理涉外仲裁案件需要特别注意一些特殊的法律程序和规定。以下是我为您详细梳理的应对步骤和建议：
确认仲裁协议的有效性：
- 首先，要检查与外国人签订的仲裁协议是否有效。这包括协议的形式、内容以及是否双方真实意思表示等。
- 如果仲裁协议无效，可能需要考虑通过诉讼方式解决纠纷。
选择适当的仲裁机构：
- 根据仲裁协议或双方协商，选择一个有处理涉外案件经验和能力的仲裁机构。
- 了解该仲裁机构的规则、程序以及费用等，以便更好地准备仲裁申请。
准备仲裁申请材料：
- 收集与纠纷相关的所有证据材料，包括合同、交易记录、通信记录等。
- 编写详细的仲裁申请书，阐述纠纷的事实、理由以及仲裁请求。
提交仲裁申请并缴纳费用：
- 按照仲裁机构的要求，提交仲裁申请材料并缴纳相应的仲裁费用。
- 确保所有材料都是真实、完整且符合仲裁机构的要求。
参与仲裁程序：
- 在仲裁过程中，积极参与庭审，陈述自己的观点和理由。
- 如有需要，可以聘请专业的翻译人员协助沟通。
执行仲裁裁决：
- 如果仲裁裁决支持您的请求，您可以根据裁决书要求对方履行义务。
- 如对方拒不履行，您可以向有管辖权的法院申请强制执行。
此外，还有一些特殊注意事项：
- 法律适用问题：涉外仲裁中可能会涉及不同国家的法律适用问题。因此，在准备仲裁材料时，要特别注意法律适用的准确性和适用性。
- 文化差异问题：由于被申请人是外国人，可能会存在文化差异导致的沟通障碍。建议提前了解对方的文化背景，以便更好地进行沟通和协商。
总之，处理涉外仲裁案件需要谨慎、细致且专业。如果您在涉外仲裁过程中遇到任何问题或需要进一步的法律帮助，请随时向我咨询。