当员工怀孕时，单位需要遵循一系列法律法规来办理相关手续，以确保员工的合法权益得到保障。以下是一个清晰、详细、有深度的解答：
一、劳动合同保护
不得解除合同：根据《女职工劳动保护特别规定》及《中华人民共和国劳动合同法》的相关规定，用人单位不得因女职工怀孕、生育、哺乳而降低其工资、予以辞退或与其解除劳动或聘用合同。这意味着，除非女职工存在严重违反公司规章制度、失职等法定解除情形（如《劳动合同法》第三十九条所列），否则单位不能单方面解除与怀孕女职工的劳动合同。
合同续延：如果女职工的劳动合同在孕期到期，合同应当自动续延至孕期、产期、哺乳期结束，以确保女职工在这段特殊时期的权益不受影响。
二、禁忌劳动保护
单位应确保怀孕女职工不从事国家规定的禁忌从事的劳动，如接触有毒有害物质、进行高强度体力劳动等。这有助于保护女职工及胎儿的健康。
三、减轻或调整劳动
如果怀孕女职工在孕期不能适应原劳动，单位应根据医疗机构的证明，适当减轻其劳动量或安排其他能够适应的劳动。这体现了单位对怀孕女职工的关怀和支持。
四、工作时间保护
对于怀孕7个月以上的女职工，单位不得延长其劳动时间或安排夜班劳动，并应在劳动时间内安排一定的休息时间。这有助于保障怀孕女职工的休息和健康。
五、产前检查保障
怀孕女职工在劳动时间内进行产前检查所需的时间，应计入劳动时间。单位应给予女职工必要的便利和支持，确保她们能够顺利进行产前检查。
六、办理相关手续的具体步骤
员工通知：怀孕女职工应及时向单位人力资源部门或直接上级报告怀孕情况，并提供相关医疗证明。
单位确认：单位在收到员工的怀孕通知后，应确认员工的怀孕情况，并告知员工相关的权益和保护措施。
调整工作安排：根据员工的身体状况和医疗机构的建议，单位应适当调整员工的工作安排，确保员工能够在一个安全、健康的环境中工作。
持续关注：单位应持续关注怀孕女职工的身体状况和工作情况，及时提供必要的支持和帮助。
综上所述，当员工怀孕时，单位应严格遵守相关法律法规，确保员工的合法权益得到保障。通过合理的劳动合同保护、禁忌劳动保护、减轻或调整劳动、工作时间保护以及产前检查保障等措施，单位可以为怀孕女职工创造一个安全、健康、和谐的工作环境。