出差行程不闭环不予报销的条款可以这样约定：
明确“行程闭环”的定义：
- 在条款中首先界定何为“行程闭环”，例如，可以规定行程闭环是指员工出差的起始地、目的地、返回地以及各地点之间的交通方式、时间等均需有完整、合理的记录，且符合公司规定的出差流程。
规定报销条件：
- 明确指出，只有行程闭环的出差费用才予以报销。这可以包括交通费、住宿费、餐饮费等各项费用。
- 可以进一步细化，如要求提供有效的交通票据、住宿发票等作为报销凭证，且这些票据上的信息需与行程闭环的记录相符。
设置例外情形：
- 考虑到实际出差中可能存在的特殊情况，如紧急任务、交通延误等，可以在条款中设置例外情形，允许在这些特定情况下，即使行程不完全闭环，也可根据实际情况进行报销。
- 但需明确例外情形的具体条件和审批流程，以防止滥用。
明确违规后果：
- 对于故意提供虚假行程记录或票据以骗取报销的行为，应明确规定相应的违规后果，如不予报销、扣除奖金、甚至解除劳动合同等。
- 同时，可以设立内部举报机制，鼓励员工相互监督，共同维护公司的财务秩序。
条款的修改与解释：
- 在条款中应注明，公司有权根据实际情况对报销条款进行修改和调整，并提前通知员工。
- 对于条款的解释权，也应明确归属，以避免因理解差异而产生的纠纷。
示例条款：
“员工出差费用报销需满足行程闭环要求，即出差的起始地、目的地、返回地以及各地点之间的交通方式、时间等需有完整、合理的记录，并符合公司规定的出差流程。只有行程闭环的出差费用，包括但不限于交通费、住宿费、餐饮费等，才予以报销。员工需提供有效的交通票据、住宿发票等作为报销凭证，且这些票据上的信息需与行程闭环的记录相符。在紧急任务、交通延误等特殊情况下，经公司审批后，可酌情报销不完全闭环的行程费用。对于故意提供虚假行程记录或票据以骗取报销的行为，公司将不予报销，并视情节轻重给予相应处罚。本条款的解释权归公司所有，公司有权根据实际情况对报销条款进行修改和调整，并提前通知员工。”
在制定此类条款时，务必确保内容合法合规，且符合公司的实际情况和财务管理需求。如有任何疑问或需要进一步的法律建议，请随时向我咨询。