当员工自愿离职时，企业需要处理的相关文件主要包括员工自愿解除劳动合同申请书以及员工自动离职公告（若适用，但通常员工自愿离职且正常交接的情况下不需要此公告，此公告更多用于员工未履行正常离职手续的情况）。不过，基于您问题的核心，我将重点围绕企业如何回应或处理员工自愿离职的情况，以及相关文件的撰写要点进行说明。
一、员工自愿解除劳动合同申请书的回应与处理
当企业收到员工的自愿解除劳动合同申请书时，应按照以下步骤进行处理：
确认申请内容：
- 仔细阅读申请书，确认员工的离职意愿、预计离职日期、工作交接安排等关键信息。
沟通与确认：
- 与员工进行面对面或电话沟通，进一步了解其离职原因和具体需求，确保双方对离职事宜有共同的理解。
- 确认工作交接的具体计划和时间表，确保公司业务的连续性。
审批与回复：
- 根据公司规定和劳动合同，对员工的离职申请进行审批。
- 审批通过后，向员工发出正式的离职回复，明确离职日期、工作交接要求、薪资结算等事项。
协助离职手续：
- 指导员工完成离职手续，包括工作交接、物品归还、薪资结算等。
- 提供必要的离职证明和推荐信（如员工需要）。
二、员工自愿离职相关文件的撰写（企业角度）
虽然员工自愿离职时，主要文件由员工撰写，但企业也需要准备一些文件来回应和处理离职事宜。以下是企业可能需要撰写的文件要点：
离职回复函：
- 标题：关于[员工姓名]离职申请的回复
- 内容：
- 确认收到员工的离职申请，并表示感谢。
- 明确离职日期，该日期应与员工申请中的预计离职日期一致，或根据双方协商进行调整。
- 概述工作交接的要求和计划，包括交接的内容、时间、方式等。
- 说明薪资结算的方式和时间，确保员工了解其应得的报酬。
- 提供离职证明和推荐信的办理流程（如需要）。
- 表达对员工未来发展的祝愿。
（若需要）员工自动离职处理公告（非自愿离职情况不适用，但为完整性提及）：
- 此公告主要用于员工未履行正常离职手续，如未提前通知、未完成工作交接等情况。但在员工自愿离职且正常交接的情况下，通常不需要此公告。
- 若确实需要，公告应包含员工基本信息、离职事实、公司决定、后续处理安排等内容，并确保公告内容合法、合规。
三、注意事项
遵守法律法规：
- 在处理员工自愿离职事宜时，企业应严格遵守《中华人民共和国劳动合同法》等相关法律法规，确保员工的合法权益得到保障。
保持沟通畅通：
- 与员工保持积极的沟通，及时解答其疑问，确保离职过程顺畅无阻。
保护公司利益：
- 在确保员工合法权益的同时，企业也应保护自身的利益，如确保工作交接的完整性、薪资结算的准确性等。
文档管理：
- 将员工的离职申请、企业的回复函以及其他相关文件妥善保管，以备后续查阅和参考。
综上所述，当员工自愿离职时，企业应积极回应和处理其离职申请，确保离职过程合法、合规且顺畅。同时，企业也应准备好相关文件来记录和处理离职事宜，以维护双方的合法权益。