退工单一定要放进档案吗-王稼林律师|法行宝
2026-05-27 劳动纠纷

关于“退工单是否一定要放进档案”的问题,这主要取决于具体的档案管理规定以及用人单位与劳动者之间的劳动关系性质。以下是我为您提供的详细解答:

首先,对于全日制职工而言,根据国家和本市档案管理的有关规定,用人单位在办理招工或退工登记备案手续后,有责任负责做好劳动者人事档案的调集、保管、转移等工作。这意味着,在全日制劳动关系下,退工单作为劳动者劳动关系变更的重要证明文件,通常是需要被放入个人档案中的,以确保档案的完整性和连续性。

具体来说,用人单位在办理退工手续时,会出具“上海市单位退工证明”(或类似文件),并持该证明的第二联到受理招工或退工登记备案手续的职业介绍所办理相关手续。这一过程中,退工单作为退工证明的一部分,往往会被要求放入劳动者的个人档案中,以便后续查阅和使用。

然而,对于非全日制就业形式的劳动者,情况则有所不同。非全日制就业形式的劳动者,其个人档案在就业期间通常由原保管部门保管,并不随本人流转。因此,对于这类劳动者而言,退工单可能并不需要直接放入其个人档案中,而是由用人单位或相关机构进行妥善保管或处理。

此外,值得注意的是,随着电子政务的广泛推行,档案管理也在逐步向数字化、电子化方向发展。一些新型门类的文件材料,如网页信息、社交媒体记录、公务电子邮件等,也开始被纳入档案管理范围。尽管这些新型门类的归档操作方式尚在探索中,但它们同样具有非常重要的保存和利用价值。不过,就目前而言,退工单作为传统的纸质文件材料,其归档和管理仍主要遵循传统的档案管理规定。

综上所述,对于全日制职工而言,退工单通常是需要被放入个人档案中的;而对于非全日制就业形式的劳动者,则可能不需要。但无论哪种情况,用人单位都应妥善保管好退工单等相关文件材料,以备后续查阅和使用。如果您对具体的档案管理规定或操作流程有疑问,建议咨询当地的人力资源和社会保障部门或档案管理机构以获取更准确的信息。