行政机关不予立案时，一般不能仅口头告知，而应当采用书面形式通知当事人。以下从法律背景、具体规定和实务建议三个角度进行详细分析：

1. 法律背景与原则

根据《中华人民共和国刑事诉讼法》第一百一十二条，公安机关对于报案、控告、举报和自首的材料，经审查认为没有犯罪事实，或者犯罪事实显著轻微不需要追究刑事责任时，不予立案，并且需将不立案的原因通知控告人。这里的“通知”通常理解为书面形式，以确保通知的正式性和可追溯性。同样，《中华人民共和国治安管理处罚法》第九十五条也规定，公安机关对治安案件调查结束后，若违法事实不能成立，应作出不予处罚决定，这一决定同样需以书面形式送达当事人。

2. 具体规定与要求

• 书面通知的必要性：书面通知能够明确记录不予立案的理由、法律依据以及当事人的救济途径，是保障当事人知情权、复议权和诉讼权的重要手段。口头告知可能因记忆模糊、证据缺失等原因导致当事人权益受损。
• 通知内容的要求：书面通知应包含案件来源、简要案情、调查情况、法律依据与结论、权利告知等关键要素。例如，在不予立案告知书中，需明确引用具体法律条款，基于证据客观陈述事实，并清晰告知当事人复议或诉讼的期限和受理机关。
• 送达与回执：书面通知需在法定期限内送达当事人，并留存送达回执，以证明通知已有效送达。这是确保程序合法性和当事人权益的重要环节。

3. 实务建议与风险提示

• 对行政机关的建议：行政机关在作出不予立案决定时，应严格遵守法定程序，采用书面形式通知当事人，并确保通知内容完整、准确、清晰。同时，应做好送达回执的留存工作，以备后续可能的争议或复议。
• 对当事人的提示：若您收到行政机关的口头不予立案通知，有权要求其出具书面通知。书面通知是您了解不予立案理由、行使复议权或诉讼权的重要依据。若行政机关拒绝出具书面通知，您可向上级机关或复议机构反映情况，寻求法律救济。
• 风险预警：在涉及复杂或敏感案件时，行政机关可能因担心引发信访或舆情而倾向于口头告知。然而，这种做法不仅违反法定程序，还可能损害当事人权益和行政机关的公信力。因此，行政机关应增强法律意识，严格遵守法定程序，确保不予立案决定的合法性和正当性。

总结来说，行政机关在作出不予立案决定时，应采用书面形式通知当事人，并确保通知内容完整、准确、清晰。这是保障当事人权益、维护法律权威和减少后续争议的重要举措。若您在实务中遇到相关问题或需要进一步法律帮助，请直接向我咨询。