在询问证人时，并非必须使用证人询问通知书，但具体是否需要取决于询问的场景和主体。以下从不同角度为你详细分析：
一、司法机关询问证人
刑事诉讼中：
- 根据《中华人民共和国刑事诉讼法》的相关规定，司法机关（如公安机关、人民检察院、人民法院）在侦查、审查起诉、审判阶段，有权依法询问证人。
- 在这种情况下，虽然法律并未明确规定必须使用“证人询问通知书”，但司法机关通常会遵循一定的程序，包括向证人出示相关证件、表明身份，并告知证人作证的权利和义务。
- 实践中，为了规范询问程序，司法机关可能会使用内部制作的询问通知书或类似文件，但这并非法律强制要求。
民事诉讼和行政诉讼中：
- 在民事诉讼和行政诉讼中，法院也有权依法询问证人。
- 同样地，法律并未明确规定必须使用证人询问通知书，但法院会遵循法定程序进行询问。
二、非司法机关询问证人
律师询问证人：
- 律师在代理案件过程中，为了收集证据或了解案情，可能会询问证人。
- 在这种情况下，律师通常不需要使用证人询问通知书，但应当遵循律师职业道德和执业规范，确保询问的合法性和正当性。
- 律师可以事先与证人沟通，约定询问的时间、地点和方式，并在询问过程中尊重证人的权利和意愿。
其他主体询问证人：
- 除了司法机关和律师外，其他主体（如当事人、利害关系人等）在特定情况下也可能需要询问证人。
- 在这种情况下，询问证人通常不需要使用证人询问通知书，但应当遵守相关法律法规和道德规范，不得侵犯证人的合法权益。
三、特殊情况下的考虑
- 证人保护：如果证人需要保护（如涉及黑社会性质组织犯罪、恐怖活动犯罪等），司法机关可能会采取特殊措施，包括使用匿名询问、秘密询问等方式，此时可能不会使用常规的证人询问通知书。
- 紧急情况：在紧急情况下，为了及时收集证据或防止证据灭失，司法机关可能来不及制作证人询问通知书，但应当尽快补办相关手续。
四、法律建议
- 对于司法机关：在询问证人时，应当遵循法定程序，确保询问的合法性和正当性。虽然法律未明确规定必须使用证人询问通知书，但使用内部制作的规范文件有助于规范询问程序。
- 对于律师和其他主体：在询问证人时，应当尊重证人的权利和意愿，遵守相关法律法规和道德规范。如果需要，可以事先与证人沟通并约定询问的相关事宜。
如有任何关于证人询问或其他法律问题的疑问，可以直接向我咨询。我会根据你的具体情况，提供专业的法律意见和帮助。