结论前置：房产合同和房贷合同不在自己手上，并不影响您进行退税操作，关键在于您需要获取到合同中的关键信息或相关证明文件。以下是具体分析和建议：
一、退税的基本条件与所需材料
退税通常与购房时的契税、个人所得税等税费的缴纳有关。在申请退税时，税务部门一般要求提供购房合同、房贷合同（如涉及房贷利息抵扣等）、完税证明等相关材料。这些材料是证明您购房行为及税费缴纳情况的重要依据。
二、合同不在手上的应对策略
联系开发商或银行：
- 如果您购买的是新房，房产合同通常由开发商保管。您可以联系开发商，要求其提供合同复印件或加盖公章的合同摘要，以证明您的购房行为。
- 如果您办理了房贷，房贷合同则由银行保管。您可以联系银行，要求其提供房贷合同复印件或相关证明文件，如房贷利息支付证明等。
前往相关部门查询并打印：
- 您还可以前往当地的不动产登记中心或房管局，查询并打印您的购房合同备案信息。这些信息通常包含购房合同的主要内容，可以作为退税的辅助证明。
- 对于房贷合同，如果您已经还清了房贷，银行可能会提供房贷结清证明，该证明也可以作为退税的参考材料。
利用电子合同或备份：
- 如果您在购房或办理房贷时签订了电子合同，并且保留了电子备份，那么您可以直接提供电子合同作为退税的证明材料。
- 如果您之前对合同进行了拍照或扫描备份，这些备份材料也可以在一定程度上证明您的购房和房贷情况。
三、退税的具体流程
- 准备材料：根据税务部门的要求，准备购房合同、房贷合同（或相关证明文件）、完税证明等退税所需材料。
- 提交申请：将准备好的材料提交给当地税务部门，并填写退税申请表。
- 审核与退税：税务部门会对您的申请进行审核，如果审核通过，会将退税款项打入您指定的银行账户。
四、注意事项
- 及时咨询：由于退税政策和流程可能因地区而异，建议您在申请退税前及时咨询当地税务部门或专业律师，了解具体的退税政策和流程。
- 保留证据：在申请退税过程中，务必保留好所有相关证据和文件，以备不时之需。
- 注意时效：退税申请通常有一定的时效限制，请您在规定的时间内完成申请，以免错过退税机会。
最后建议：如果您在退税过程中遇到任何问题或困难，可以直接向我咨询。作为专注于婚姻家庭、房产纠纷、债权债务领域的专业律师，我将为您提供全面、准确的法律咨询和帮助。