关于公司更换新公章的书面说明及流程，可以按照以下方式处理：

1. 书面说明的撰写：

   • 标题：明确标注为“关于更换公司公章的说明”或类似标题，以便清晰识别文件性质。
   • 正文内容：
     • 原因阐述：简要说明更换公章的原因，如“因公司公章使用已满三年，盖章效果模糊不清，为确保公司业务的正常进行及文件的有效性，特申请更换新公章。”
     • 新章信息：提供新公章的具体信息，包括但不限于新公章的样式、尺寸、材质（如适用）、刻制单位等。若已有新公章的样本或设计图，可附上作为附件。
     • 生效日期：明确新公章的生效日期，以便公司内部及外部合作伙伴知晓并调整相关流程。
     • 旧章处理：说明旧公章的处理方式，如“旧公章将自新公章启用之日起作废，并由公司指定专人负责销毁或妥善保管，以防流失或被非法使用。”
   • 结尾：可包含公司名称、日期、负责人签名或盖章等，以增加文件的正式性和权威性。

2. 更换公章的流程：

   • 内部决策：首先，公司应通过内部决策程序（如董事会决议、股东会决议等）决定更换公章，并明确新公章的样式、尺寸等具体信息。
   • 刻制申请：向当地公安机关或相关管理部门提交刻制公章的申请，并提供必要的证明文件（如公司营业执照、法定代表人身份证明等）。
   • 刻制与备案：在获得批准后，选择合法的刻章单位进行新公章的刻制，并在刻制完成后及时到公安机关或相关管理部门进行备案。
   • 公告与通知：通过公司内部公告、邮件、短信等方式通知全体员工及合作伙伴关于新公章的启用及旧公章的作废情况。
   • 旧章处理：按照既定方案处理旧公章，确保其不再被使用。

3. 注意事项：

   • 合规性：确保整个更换公章的过程符合相关法律法规的要求，避免因程序不当而引发的法律风险。
   • 保密性：在更换公章的过程中，注意保护公司机密信息，防止新公章的样式、尺寸等信息泄露给无关人员。
   • 及时性：一旦决定更换公章，应尽快完成相关流程，以确保公司业务的正常进行。

示例书面说明：

关于更换公司公章的说明

致：公司全体员工及合作伙伴

因公司公章使用已满三年，盖章效果模糊不清，为确保公司业务的正常进行及文件的有效性，经公司董事会决议，特申请更换新公章。现将有关事项说明如下：

## 一、新公章信息：

- 样式：[具体样式描述]
- 尺寸：[具体尺寸]
- 材质：[如适用，具体材质]
- 刻制单位：[刻制单位名称]

## 二、生效日期：

新公章自[具体日期]起正式启用。

## 三、旧章处理：

旧公章将自新公章启用之日起作废，并由公司指定专人负责销毁或妥善保管，以防流失或被非法使用。

请全体员工及合作伙伴知悉并调整相关流程，以确保公司业务的顺利进行。

特此说明。

[公司名称]
[日期]
[负责人签名/盖章]

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