单位了解员工是否受到行政处罚，通常可以通过以下几种合法且尊重隐私的途径进行，同时，单位在获取和使用这些信息时，必须严格遵守相关法律法规和隐私政策：
一、员工主动告知
员工可能因单位规章制度的要求，或是出于个人诚信及避免潜在工作影响的考虑，主动向单位报告其受到的行政处罚。这种情况下，单位应确保有一个明确的报告流程和保密机制，以保护员工的隐私权。
二、政府及第三方机构的信息提供
政府部门的公开信息或通知：
- 政府部门在特定情况下，如出于调查需要或公共利益考量，可能会将员工的行政处罚信息通知其所在单位。
- 同时，许多行政处罚信息是公开的，单位可以通过查询政府官方网站（如国家企业信用信息公示系统、信用中国网站等）来获取这些信息。在查询时，单位应确保查询目的合法，且仅获取与工作相关的必要信息。
第三方机构的信息共享：
- 在某些特定行业，如金融、食品药品安全等，行业协会、信用评估机构等第三方机构可能会与单位共享员工的行政处罚信息。
- 单位在接收这些信息时，应确认信息的来源合法，且已获得员工的明确授权或同意。
三、单位自行调查
背景调查：
- 在招聘、晋升或关键岗位任命时，单位可能会进行背景调查，以了解员工的过往情况，包括是否有行政处罚记录。
- 背景调查应遵循合法、正当、必要的原则，且应事先告知员工并获得其同意。
日常管理中的偶然发现：
- 在处理员工纠纷、审核个人资料或进行其他日常管理活动时，单位可能会偶然发现员工的行政处罚记录。
- 一旦发现这类信息，单位应妥善保管，并仅在必要时（如涉及工作合规性、安全性等）使用。
四、法律注意事项
- 合法性与正当性：单位在获取和使用员工行政处罚信息时，必须确保信息的来源合法、使用目的正当，并严格遵守相关法律法规和隐私政策。
- 尊重隐私权：单位应尊重员工的隐私权和个人信息保护权，避免不当泄露或使用这些信息对员工造成不良影响。在处理敏感信息时，应采取必要的保密措施，如加密存储、限制访问权限等。
- 信息更新与准确性：由于行政处罚信息可能随时间发生变化，单位在获取和使用这些信息时，应关注其时效性和准确性，必要时可通过多种途径进行核实。
综上所述，单位了解员工是否受到行政处罚应通过合法、正当的途径进行，并严格遵守相关法律法规和隐私政策。这样做不仅有助于维护单位的合法权益和工作环境的安全稳定，也能促进员工与单位之间的信任和和谐关系。