在需要就收到虚开发票的情况撰写说明时，可以按照以下结构化和详细的方式来组织内容，以确保说明清晰、全面且符合税务机关的要求。以下是一个示例说明模板，您可以根据实际情况进行调整和完善：
致：[具体税务机关名称]
主题：关于我司收到虚开发票的情况及处理措施说明
尊敬的税务局：
我司[公司全称]，统一社会信用代码[填写统一社会信用代码]，特此就近期发现的虚开发票问题，向贵局作出详细情况说明及后续处理措施报告。
一、企业基本情况
- 公司全称：[公司全称]
- 纳税人识别号/统一社会信用代码：[具体税号/统一社会信用代码]
- 经营地址：[详细地址]
- 法定代表人：[法定代表人姓名]
- 主要经营业务：[公司主要经营业务概述]
二、发票基本情况
发票详细信息：
- 开票方名称：[开票方全称]
- 纳税人识别号：[开票方税号]
- 发票代码与号码：[具体发票代码与号码]
- 开票日期：[具体开票日期]
- 金额与税额：[发票金额及税额详情]
- 用途/项目：[简述发票所列明的用途或项目]
发现过程：
在[具体时间]进行的财务审计过程中，我司财务部门发现上述发票存在异常。经与供应商详细核实及进一步内部调查，确认该发票为虚开。具体表现为发票内容与实际交易不符，或存在其他明显虚假特征（如开票方信息不实、交易记录缺失等）。
三、业务往来情况
详细描述与开票方的业务往来过程，包括但不限于：
- 业务发生时间：[具体业务发生时间段]
- 交易内容：[具体货物或服务名称及规格]
- 交易方式：[线上/线下交易，合同编号及签订日期]
- 款项支付方式：[银行转账、现金支付等具体支付方式及支付日期]
四、原因分析
经过深入分析，此次收到虚开发票的原因可能包括：
- 供应商管理不严，对供应商资质审核不充分，导致不法分子有机可乘；
- 采购流程中存在漏洞，如未对发票进行严格验证，未能有效识别虚假发票；
- 员工对虚开发票的防范意识不足，缺乏相关培训和教育。
五、已采取的措施
- 立即停止支付：发现虚开发票后，我司已立即暂停对该供应商的所有付款，并启动内部审查程序。
- 联系供应商：已与供应商取得联系，要求其提供合法有效的发票，并对虚开发票行为进行解释和整改。如供应商无法提供合法发票，将考虑终止合作并追究其法律责任。
- 内部自查自纠：对近期所有采购活动及发票进行全面排查，确保无其他类似情况发生。同时，调整相关账务处理，确保财务数据的准确性和合规性。
- 加强培训：组织财务及相关部门员工参加防范虚开发票的培训，提高识别和防范能力。培训内容包括虚开发票的特征、识别方法及应对措施等。
- 完善制度：修订和完善采购管理制度及财务管理制度，增加供应商资质审核和发票真伪验证环节。明确采购流程中的责任人和审核标准，确保采购活动的合规性和透明度。
六、后续处理计划
- 全力配合调查：我司将全力配合贵局的调查工作，提供所需的一切资料和信息。包括但不限于交易合同、付款凭证、发票复印件等。
- 依法补缴税款：根据税务局的指导，我司将依法补缴因虚开发票而少缴的税款，并承担相应的滞纳金和罚款（如适用）。同时，加强与税务局的沟通，确保补缴工作的顺利进行。
- 建立长效监督机制：定期对供应商和发票进行审核，确保合规性。建立供应商黑名单制度，对存在虚开发票等违法行为的供应商进行记录和公示。同时，加强内部监督和审计力度，防止类似事件再次发生。
七、对该事件的认识和态度
我司深刻认识到税收合规的重要性，对于此次收到的虚开发票事件深感痛心。我们承认在管理上存在疏忽和不足，并将以此为契机，进一步加强内部管理，严格遵守国家税收法律法规，维护良好的税收秩序。同时，我司将积极配合贵局的调查工作，以实际行动表明我们的整改决心和诚意。
此致
敬礼！
[公司全称]（盖章）
[日期]
[联系人姓名及联系方式]
请根据实际情况调整上述模板中的具体内容，并在提交前由公司法务或外部专业律师审阅，以确保符合相关法律法规的要求。这样一份详细、全面的说明将有助于税务机关更好地了解情况，并促进问题的妥善解决。