可以将员工配合人事归档工作的义务明确写入劳动合同的“双方其他约定”条款或单独制定规章制度并要求员工签署确认，但需注意条款的合法性与合理性。具体分析如下：

一、条款设计思路

1. 劳动合同补充条款
   在劳动合同的“双方其他约定”部分增加条款，例如：
   “乙方（员工）应配合甲方（公司）完成人事档案材料的提交、更新及归档工作，包括但不限于学历证明、离职证明、体检报告等文件的及时提供。乙方拒不配合的，视为严重违反公司规章制度，甲方有权依据《劳动合同法》第三十九条解除劳动合同。”
   注意：需明确归档材料的具体范围、提交时限及违约后果，避免因条款模糊导致争议。

2. 单独规章制度
   若归档工作涉及复杂流程或频繁操作，可制定《人事档案管理办法》作为公司制度，通过民主程序（如职工代表大会讨论）后要求员工签署确认。条款可包括：

   • 归档材料的清单及提交要求；
     
   • 逾期提交或拒不提交的处罚措施（如警告、扣减绩效、解除合同）；
     
   • 员工对材料真实性的承诺条款。
     依据：根据《劳动合同法》第四条，用人单位依法制定的规章制度可作为管理依据，但需证明员工已知悉并同意。

二、合法性要点

1. 避免侵犯隐私权
   归档材料仅限与劳动关系直接相关的信息（如身份证明、学历、工作经历），不得要求提供无关隐私（如婚姻状况、财产证明），否则可能违反《个人信息保护法》。

2. 解除合同的合法性
   若将“不配合归档”列为解除合同的事由，需满足：

   • 规章制度已通过民主程序制定并公示；
     
   • 员工行为达到“严重违反”程度（如多次催告仍拒不提交）；
     
   • 解除程序符合《劳动合同法》第四十三条（事先通知工会）。

3. 合理设置违约责任
   若归档延误导致公司损失（如无法及时办理社保、招聘延误），可在合同中约定员工承担赔偿责任，但需证明损失与员工行为的直接因果关系，且赔偿金额合理。

三、操作建议

1. 明确催告流程
   在合同或制度中规定：员工未按时提交材料的，公司应书面催告并限定合理期限（如5个工作日），逾期仍不提交的方可启动处罚。

2. 区分材料性质
   对关键材料（如离职证明）可设置更严格的处罚，对非关键材料（如补充学历证明）可先以警告为主，避免条款过于严苛。

3. 保留证据
   要求员工签署《材料提交确认书》，记录已提交的材料清单及时间；对拒不提交的，保留催告记录（如邮件、短信）作为后续处理的依据。

示例条款：

“乙方应于入职后30日内提交以下材料：……；逾期未提交的，甲方有权书面催告，催告后5个工作日内仍未提交的，视为乙方严重违反公司规章制度，甲方有权解除劳动合同且不支付经济补偿。”

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