结论：清洁工2500元工资被罚款400元是否合理，需结合罚款依据、程序合法性及合理性综合判断，可能存在合法与违法两种情形。以下分情况说明：
1. 若罚款有明确法律依据且程序合法，可能合理
根据《劳动合同法》及相关地方性法规，用人单位对员工罚款需满足以下条件：
- 依据合法：罚款需基于公司依法制定的规章制度（如员工手册），且制度内容不违反法律强制性规定（如不得克扣基本工资、罚款不得超过月工资20%等）。例如，若清洁工因严重违反操作规程导致公司重大损失，公司依据制度罚款400元（占月工资16%，未超20%），可能被认定为合法。
- 程序合法：罚款需经民主程序制定（如职工代表大会讨论）、公示告知员工，且罚款前需听取员工申辩。若公司未履行上述程序，即使制度合法，罚款也可能被撤销。
关键点：需核实公司罚款依据是否合法、程序是否完备，以及罚款金额是否在合理范围内。
2. 若罚款无依据或程序违法，则不合理且违法
以下情形可能被认定为违法：
- 无制度依据：公司未制定书面规章制度，或制度未明确罚款情形及标准，直接罚款属于违法克扣工资。
- 罚款超限：根据《工资支付暂行规定》，因员工原因造成经济损失的，用人单位可要求赔偿，但每月扣除部分不得超过月工资20%（即2500元工资最多扣除500元）。若罚款400元虽未超限，但叠加其他扣除（如社保、个税）后导致工资低于当地最低工资标准，仍属违法。
- 程序瑕疵：如未公示制度、未听取员工申辩，或罚款决定未书面通知员工，均可能被认定为程序违法。
法律后果：员工可向劳动监察部门投诉，要求公司补发工资；若因此离职，还可主张经济补偿金（按工作年限，每满1年支付1个月工资）。
3. 特殊情形：罚款与赔偿的区分
若公司以“赔偿损失”名义扣款（如清洁工打碎贵重物品），需满足：
- 损失真实存在：公司需举证实际损失金额（如维修发票、物品价值证明）；
- 员工存在过错：需证明清洁工故意或重大过失导致损失；
- 赔偿比例合理：即使员工有过错，公司也不得要求全额赔偿，通常根据过错程度分担责任（如员工承担30%-50%）。
示例：若清洁工因疏忽打碎价值2000元的物品，公司要求赔偿400元（占损失20%），可能被认定为合理；但若直接罚款400元且无法证明损失，则可能违法。
建议行动
- 核实依据：要求公司出示罚款的书面制度依据及程序证明（如制度公示照片、申辩记录）；
- 计算比例：确认罚款后实发工资是否低于当地最低工资标准（如北京为2420元/月）；
- 投诉维权：若公司无法提供合法依据，可向当地劳动监察大队投诉（电话12333），或申请劳动仲裁主张权益。
如有进一步细节（如罚款原因、公司制度内容等），可向我补充说明，我会结合具体情形分析。