当档案年龄与实际不符时，负责认定的主体及流程需根据具体情况来确定，但通常涉及个人、工作单位或存档机构以及户籍管理部门等多个环节。以下从不同角度为您详细分析：
一、年龄认定的依据与原则
在我国，对职工出生时间的认定实行居民身份证与职工档案相结合的办法。当本人身份证与档案记载的出生时间不一致时，根据《关于制止和纠正违反国家规定办理企业职工提前退休有关问题的通知》，以本人档案最先记载的出生时间为准。这一规定旨在保持认定标准的一致性和严肃性，确保年龄认定的准确性和公正性。
二、核实年龄信息与收集证据
核实档案材料：
- 首要步骤是核实档案中的年龄信息与真实年龄不符的具体原因。
- 仔细查阅个人档案中的所有涉及出生时间记载的材料，如入团志愿书、招工登记表、学籍档案等，并找出最早记录出生时间的那份材料。
收集证据：
- 出生证明：医院开具的出生证明是最直接、最有效的证据。
- 户籍资料：早期的户籍登记资料，如常住人口登记表、户口簿等，也具有重要证明作用。
- 基层组织证明：若无上述证据，可由当地村委会、居委会等基层组织出具证明材料，并提供邻居、长辈的证人证言进一步佐证。
三、申请更正的流程与主体
向工作单位或存档机构提出申请：
- 在职人员应向所在单位说明情况并提交相关证据材料。
- 单位会审核并根据内部流程向上级主管部门或人事档案管理部门提交更正申请。
向户籍管理部门提出申请：
- 可持证明材料前往户籍所在地的派出所，申请对户籍登记的年龄进行核实和更正。
- 户籍部门会进行调查核实，并依法办理年龄更正手续。
四、特殊情况处理与注意事项
特殊情况处理：
- 若实际年龄是因后期登记时填写错误造成的，可凭有利证据去派出所更改年龄。但需注意，实际上能够改年龄的情况较少，因为很难找到比档案年龄更早的出生时间证据。
- 若无相关证据证明，最后可能需按档案年龄为准办理退休等相关事宜。
注意事项：
- 确保文件真实性：所有提交的文件和信息必须真实有效，避免因提供虚假信息而引发法律问题。
- 了解地区规定：不同地区的具体规定可能有所不同，建议咨询当地的相关机构或法律专业人士（如我，秦利梅律师，专注于劳动纠纷、合同纠纷领域）以确保按照正确程序操作。
- 耐心沟通：年龄更正涉及多个部门和环节，审核流程可能繁琐漫长。需保持耐心积极沟通了解审核进度并按要求补充或完善材料。
五、法律依据
- 《中华人民共和国档案法》第八条规定了国家档案主管部门对全国档案工作的主管职责，以及县级以上地方档案主管部门和乡镇人民政府在档案工作方面的职责。虽然该条款未直接涉及年龄认定问题，但为档案工作的管理和监督提供了法律依据。
- 《关于制止和纠正违反国家规定办理企业职工提前退休有关问题的通知》明确了职工出生时间的认定办法及严禁随意更改职工出生时间和编造档案的规定，是处理档案年龄与实际不符问题的重要依据。
综上所述，当档案年龄与实际不符时，负责认定的主体及流程需根据具体情况来确定。但无论如何，都应首先核实档案材料、收集证据，并向相关部门申请更正。在整个过程中，需确保所有提交的文件和信息真实有效，并耐心等待相关部门的审核。如果您在此过程中遇到任何法律问题或需要进一步的法律帮助，请随时向我咨询。