分公司违法时，一般由总公司承担行政责任，但在特定条件下分公司也可能承担部分或全部责任。以下是对此问题的详细分析：
一、法律依据与分公司法律地位
根据《中华人民共和国公司法》第十四条：“公司可以设立分公司。设立分公司，应当向公司登记机关申请登记，领取营业执照。分公司不具有法人资格，其民事责任由公司承担。”这一规定明确了分公司在法律上的地位及其责任承担方式。分公司作为总公司的附属机构，没有独立的法人资格，其财产和经费均归属于总公司，因此无法独立承担民事责任，包括行政责任。
二、责任承担的一般情况
分公司不具备独立法人资格：
- 分公司是总公司的分支机构，其经营行为被视为总公司的行为。因此，当分公司违反法律法规受到行政处罚时，该责任应由总公司来承担。
- 分公司的财产并不独立于总公司，而是作为总公司财产的一部分存在。当分公司面临行政处罚，如罚款等，其财产不足以支付时，总公司需要承担补充责任。
总公司对分公司的管理和控制：
- 总公司对分公司具有全面的管理和控制权，包括人事、财务、业务等方面。分公司的违法行为往往与总公司的管理不善或监督不力有关，因此总公司应承担相应的责任。
- 在行政处罚中，通常遵循“谁违法，谁担责”的原则。但由于分公司不具备独立法人资格，其违法行为应视为总公司的行为，因此行政机关在作出行政处罚决定时，通常会直接针对总公司进行处罚。
三、责任承担的特殊情况
尽管在大多数情况下，分公司的行政责任由总公司承担，但在某些特殊情况下，分公司也可能承担部分或全部责任：
分公司具备足够财产和条件：
- 如果分公司具备足够的财产和条件来承担行政处罚，并且相关法律法规或政策允许其独立承担责任，那么分公司可能在一定程度上“独立”承担行政处罚。然而，这种情况较为罕见，且通常需要满足特定的条件和程序。
法律法规或政策特别规定：
- 在某些特定领域或特定情况下，法律法规或政策可能特别规定分公司需独立承担行政责任。例如，在某些行业监管中，可能要求分公司对其违法行为独立承担责任，以加强行业监管和责任追究。
四、实践操作与建议
实践操作：
- 在实际操作中，当分公司受到行政处罚时，行政机关通常会向总公司发出处罚决定书，要求总公司承担相应的法律责任。总公司则需要按照处罚决定书的要求履行义务，如缴纳罚款等。
法律建议：
- 对于总公司而言，应加强对分公司的管理和监督，确保分公司合法合规经营，避免违法行为的发生。同时，总公司应建立健全内部责任追究机制，对分公司的违法行为进行及时处理和纠正。
- 对于分公司而言，应严格遵守法律法规和总公司的规章制度，合法合规开展经营活动。在面临行政处罚时，应积极配合行政机关的调查和处理工作，并主动向总公司报告相关情况。
总结来说，分公司违法时，一般由总公司承担行政责任。但在特定条件下，如分公司具备足够财产和条件或法律法规特别规定时，分公司也可能承担部分或全部责任。如有更多疑问或需要进一步的法律帮助，请直接向我咨询。