针对供应商无理扣罚的回函，建议按以下框架撰写，既维护公司权益又保持专业态度：

一、回函核心原则

1. 事实清晰：明确否认责任归属，列举证据链（如合同条款、验收记录、沟通记录等）；
2. 法律引用：结合《民法典》合同编或行业法规，强调罚款的非法性；
3. 态度坚定：要求供应商限期撤销处罚，否则将采取法律手段。

二、回函模板（供参考）

关于《XX事项处罚通知》的复函
XX供应商公司：

贵司于XX年XX月XX日发出的《XX事项处罚通知》（文号：XX）已收悉。我司经核查后认为，该处罚缺乏事实及法律依据，我司对此不予认可，具体说明如下：

1. 责任归属事实澄清

• 合同依据：根据双方签订的《XX采购合同》第X条约定（引用具体条款），“因乙方（供应商）原因导致质量/交付问题的，由乙方承担违约责任”。本次问题经查实为XX原因（如：运输方操作不当、贵司原材料瑕疵等），与我司无关；
  
• 证据链：附上XX检测报告/沟通记录/第三方鉴定意见（列明证据名称），证明问题非我司造成；
  
• 过往处理：类似情况中，贵司曾书面确认责任归属（如有，附上过往邮件/函件）。
  

2. 罚款的非法性

• 合同无约定：双方合同中未约定我司需承担此类罚款，贵司单方处罚违反《民法典》第496条（格式条款无效规则）；
  
• 行政处罚主体不适格：若贵司以“行业规范”为由处罚，需明确其是否具有行政处罚权。根据《行政处罚法》，仅行政机关可实施处罚，企业无权自行设定罚款；
  
• 损害我司权益：贵司行为已构成违约，根据《民法典》第577条，我司有权要求贵司赔偿因不当处罚导致的损失（如名誉损害、资金占用利息等）。
  

3. 我司要求

• 立即撤销处罚：请贵司于收到本函后3个工作日内书面撤销处罚决定，并返还已扣款项（如有）；
  
• 后续合作约束：若贵司坚持处罚，我司将暂停后续合作，并保留通过诉讼/仲裁追究贵司违约责任的权利。
  

附件：

1. 《XX采购合同》相关条款复印件；
   
2. 问题原因证明材料（检测报告/沟通记录等）；
   
3. 贵司处罚通知复印件。
   

XX公司（公章）
XX年XX月XX日

三、注意事项

1. 证据留存：回函前务必收集完整证据，避免对方反诉“举证不能”；
   
2. 发送方式：通过EMS邮寄（留存邮寄凭证）并同步发送电子版至对方指定邮箱；
   
3. 后续跟进：若对方未回应，可委托律师发送《律师函》或直接起诉。
   

如需进一步协助完善函件或处理纠纷，可直接向我咨询。