结论前置：是否需要书面让客户确认违约退货处理，需分情况讨论，具体如下：

1. 合同有明确约定时，必须按约定处理
   若双方签订的合同中已明确约定“违约退货需书面确认”（例如约定“退货前需提交书面申请并经双方签字确认”），则必须遵守该条款。此时书面确认是合同履行的必要环节，未履行可能导致退货请求不被认可，甚至构成违约方二次违约。
   法律依据：根据《民法典》第490条，当事人采用合同书形式订立合同的，自当事人均签名、盖章或按指印时合同成立。书面确认可视为对原合同变更或补充的合意。

2. 合同无约定但交易习惯存在时，建议书面确认
   若行业惯例或双方过往交易中形成“违约退货需书面确认”的习惯（例如长期合作的供应商间默认以邮件确认退货），虽无法律强制要求，但书面确认可固定证据，避免后续争议。例如，客户口头要求退货但未留痕，后续可能否认退货事实，导致己方陷入被动。
   实务建议：可通过邮件、微信等可留痕的方式发送《退货确认函》，明确退货原因、商品状态、退款时间等关键信息，并要求客户回复“确认”或签字。

3. 紧急情况或小额交易时，可灵活处理但需补证据
   若因商品质量问题需立即退货（如食品过期），或交易金额较小（如几十元），可先口头同意退货，但需在24小时内通过短信、邮件等方式补发书面确认。例如，客户电话要求退货，可回复“同意您退货，请将商品寄回至XX地址，并附上购买凭证，我方收到后3个工作日内退款”，同时保存通话录音或聊天记录。
   风险提示：未补书面确认可能导致客户否认退货事实，需结合其他证据（如物流单、退款记录）证明己方已履行义务。

总结建议：

• 优先通过书面形式确认违约退货，尤其是大额交易或合同有约定时；
  
• 书面确认需包含关键信息（如退货商品、时间、责任划分），避免模糊表述；
  
• 若已口头同意，务必及时补书面材料，降低法律风险。
  

如有具体合同条款或交易场景需分析，可直接向我提供细节，我会进一步结合法律条文和实务经验为您梳理。