针对您作为项目负责人，遇到合作方垫款的情况，您可以这样去沟通和说明：
一、明确沟通目的与原则
首先，您需要明确沟通的目的：一是确认垫款的事实和金额，确保双方对此无异议；二是协商垫款的偿还方式和时间，避免后续产生纠纷；三是维护与合作方的良好关系，为未来的合作打下基础。
在沟通时，您应遵循以下原则：
- 诚实透明：如实说明项目进展、资金状况及垫款需求，不隐瞒、不夸大。
- 尊重合作：尊重合作方的权益和意见，积极倾听其诉求，寻求双方都能接受的解决方案。
- 合法合规：确保沟通内容和后续操作符合相关法律法规和合同约定，避免违法违规行为。
二、具体沟通步骤与内容
准备沟通材料：
- 整理项目进展报告、资金预算及实际支出情况等材料，以便向合作方展示项目现状和资金需求。
- 准备垫款协议或相关条款的草案（如尚未签订），明确垫款的金额、偿还方式、时间等关键条款。
选择沟通方式：
- 根据合作方的偏好和实际情况，选择合适的沟通方式，如面对面会议、电话会议、电子邮件等。
- 确保沟通环境安静、无干扰，以便双方能够专注交流。
进行沟通：
- 开场白：简要介绍沟通目的和背景，表达感谢和尊重。
- 说明情况：详细阐述项目进展、资金状况及垫款需求，展示相关材料以支持您的说法。
- 提出方案：根据准备好的垫款协议或条款草案，提出具体的偿还方案和时间表。
- 倾听意见：给予合作方充分的时间表达其意见和诉求，认真倾听并记录关键点。
- 协商调整：根据合作方的反馈，对偿还方案进行必要的调整和优化，确保双方都能接受。
确认沟通结果：
- 沟通结束后，及时整理会议纪要或沟通记录，明确双方达成的共识和下一步行动计划。
- 如有可能，双方应签署书面协议或确认函，以固定沟通结果并作为后续操作的依据。
三、后续操作与注意事项
按照约定偿还垫款：
- 严格按照沟通结果和书面协议（如有）的约定，按时足额偿还合作方的垫款。
- 如遇特殊情况需调整偿还计划，应及时与合作方沟通并取得其同意。
维护合作关系：
- 在偿还垫款的过程中，保持与合作方的良好沟通，及时分享项目进展和资金状况。
- 积极寻求未来合作的机会和领域，共同推动项目的成功实施和双方的共同发展。
注意法律风险：
- 确保垫款协议和后续操作符合相关法律法规和合同约定，避免违法违规行为带来的法律风险。
- 如遇法律纠纷或争议，应及时咨询专业律师并采取相应的法律措施。
示例话术：
“XX先生/女士，非常感谢您对我们项目的支持和信任。目前项目进展顺利，但由于一些意外情况，我们的资金出现了一定的短缺。考虑到我们之间的良好合作关系，我们希望您能暂时垫付部分款项，以帮助我们顺利度过难关。我们已准备了详细的垫款协议草案，明确了垫款的金额、偿还方式及时间等关键条款。我们非常重视您的意见和诉求，希望您能提出宝贵的建议，以便我们共同完善这个方案。期待您的回复，并再次感谢您的支持！”
希望以上建议能对您有所帮助。如有任何法律问题或需要进一步的法律咨询，请随时向我提问。