针对您提出的“买二手房时交了定金但后悔了，怎样合法合规地退回定金，以及需要准备哪些证据材料”的问题，我将结合相关法律法规和实际操作流程，为您详细解答。

一、合法合规退回定金的情形及操作

1. 因卖方原因导致交易无法达成

   • 情形：如卖方隐瞒房屋重大瑕疵（如房屋结构问题、产权纠纷等）、拒绝履行合同（如不配合办理过户手续）等。
   • 操作：
     • 收集证据：包括但不限于聊天记录、邮件往来、相关文件（如房屋质量检测报告、产权证明等）、现场照片或视频等，以证明卖方存在违约行为。
     • 协商退款：首先与卖方进行友好协商，明确指出其违约行为，并要求双倍返还定金（根据《合同法》相关规定，收受定金的一方不履行债务的，应当双倍返还定金）。
     • 法律途径：若协商不成，可向法院提起诉讼，要求卖方退还双倍定金，并承担因此产生的诉讼费用。

2. 因不可归责于双方的事由导致合同无法履行

   • 情形：如政策变化（如限购政策出台）、不可抗力（如自然灾害、政府征收等）等。
   • 操作：
     • 提供证明材料：如政策文件、政府公告、自然灾害证明等，以证明是此类不可归责于双方的原因导致合同无法履行。
     • 协商退款：与卖方协商，要求退还定金。在此情况下，双方都无需承担违约责任。
     • 法律途径：若协商不成，虽不常见，但理论上也可通过法律途径解决，不过通常此类情况双方更倾向于友好协商。

3. 因买方自身原因不想购买，但卖方同意退还

   • 情形：买方因个人原因（如资金问题、改变购房计划等）不想购买，但卖方出于理解或其他原因同意退还部分或全部定金。
   • 操作：
     • 诚恳说明情况：与卖方进行诚恳沟通，说明自身难处和不想购买的原因。
     • 协商退款：争取卖方的理解，看是否能退还部分或全部定金。这完全取决于卖方的意愿，因此沟通方式至关重要。

二、需要准备的证据材料

1. 定金支付凭证：如银行转账记录、收据等，以证明您已支付定金。
2. 购房合同或定金协议：这是证明双方存在购房意向和定金支付约定的关键文件。
3. 卖方违约证据：如聊天记录、邮件往来、相关文件（如房屋质量检测报告、产权证明等）、现场照片或视频等。
4. 不可归责于双方的事由证明材料：如政策文件、政府公告、自然灾害证明等。
5. 其他相关证据：如与卖方的沟通记录、见证人证言等，以辅助证明您的主张。

三、注意事项

1. 保留所有相关文件：在整个购房过程中，务必保留好所有相关文件，包括但不限于购房合同、定金协议、支付凭证、沟通记录等。
2. 及时沟通协商：一旦发现可能无法履行合同，应及时与卖方沟通协商，避免问题恶化。
3. 寻求法律帮助：若协商不成，可寻求专业律师的帮助，通过法律途径维护自身权益。

希望以上解答能对您有所帮助。在处理此类问题时，请务必保持冷静和理性，依法维护自身权益。