结论前置：工作失职通知是否需要出具书面文件，需结合具体情况判断，法律未强制要求必须书面，但书面形式更具法律效力与证据价值。以下分情况说明：

1. 法律未强制要求书面形式，但建议优先采用

根据《劳动合同法》及相关劳动法规，用人单位对员工工作失职的处理（如警告、记过、解除合同等）未明确规定必须采用书面形式。但实践中，书面通知具有以下优势：

• 证据效力：书面文件可固定处理依据、事实及程序，避免口头通知引发的举证困难；
• 程序合规性：涉及解除劳动合同等重大处理时，书面通知是《劳动合同法》第40条、第43条等条款要求的“通知义务”的常见履行方式；
• 员工权益保障：书面通知需明确失职事实、处理依据及员工申诉权利，符合程序正义要求。

建议：即使法律未强制，用人单位也应优先采用书面形式，并要求员工签收或通过EMS邮寄留存证据。

2. 特定情形下必须书面

以下情况需以书面形式作出，否则可能构成程序违法：

• 解除劳动合同：根据《劳动合同法》第40条、第43条，用人单位单方解除合同需书面通知员工，并告知工会（如有）；
• 重大纪律处分：如记过、降职等涉及员工重大权益的处理，书面通知可避免后续纠纷；
• 规章制度明确要求：若用人单位《员工手册》或规章制度中规定“失职处理需书面通知”，则需遵守内部规定。

3. 口头通知的效力与风险

口头通知并非完全无效，但需满足以下条件：

• 有证据证明：如录音、录像、证人证言等可证明用人单位已履行通知义务；
• 员工实际知悉：员工承认收到口头通知或通过行为（如整改）表明知悉；
• 不违反强制性规定：如未涉及解除合同等必须书面的情形。

风险：口头通知易引发“未通知”争议，尤其在劳动仲裁或诉讼中，用人单位可能因无法举证而承担败诉风险。

4. 实务操作建议

• 优先书面：无论失职情节轻重，均建议出具书面通知，并注明失职事实、处理依据、整改要求及申诉途径；
• 留存证据：书面通知需员工签收，或通过EMS邮寄至员工户籍地/合同地址，并保留邮寄凭证；
• 程序合规：处理前需调查核实失职事实，处理时需告知员工权利，避免程序瑕疵。

总结：工作失职通知虽无法律强制书面要求，但出于风险防控与证据保留考虑，建议用人单位采用书面形式。若您涉及具体失职处理纠纷，可进一步提供细节，我将结合事实与法律为您分析。