通常情况下，租客没有交定金签合同但先交了物业费，在未形成实际租赁关系时，房东应当退还该物业费。以下是对此问题的详细分析：
一、物业费的性质与退还原则
物业费在此情境下，更接近于一种预付款，用于保障租赁交易中的相关服务或设施使用。在双方未签订书面租赁协议，也未形成实际租赁关系的情况下，租客作为交钱方，有权要回该物业费。这是因为，预付款并不具有定金的担保性质，其目的仅是为了促进交易的顺利进行，而非对任何一方违约行为的惩罚或担保。
二、特殊情况下的处理
若物业费被明确为定金性质：
- 尽管物业费通常不被视为定金，但在某些特殊情况下，如果双方有明确的约定，将物业费视为定金，那么其退还规则将遵循定金罚则。即，如果租客违约不想租了，物业费（作为定金）一般不予退还；如果房东违约不租给租客，则应双倍返还物业费（作为定金）。但这种情况较为罕见，且需要双方有明确的书面约定。
若房东为履行租赁做了一定准备并产生合理费用：
- 即使物业费应被退还，但如果房东在收到物业费后，为履行租赁合同做了一定的准备工作，并产生了合理的费用（如清洁房屋、准备租赁合同等），那么这些费用可能会从应退还的物业费中扣除。但这种情况需要房东提供充分的证据来证明其费用的合理性和必要性。
三、建议与操作流程
双方协商：
- 在发生争议时，首先建议双方进行协商，以寻求一个双方都能接受的解决方案。协商是解决纠纷的最快捷、最经济的方式。
收集证据：
- 如果协商不成，租客可以收集付款凭证、与房东的沟通记录等证据，以证明其支付了物业费且未形成实际租赁关系。这些证据将在后续的诉讼或仲裁中起到关键作用。
诉讼或仲裁：
- 如果双方无法通过协商解决争议，租客可以考虑通过诉讼或仲裁的方式来解决。在诉讼或仲裁过程中，法院或仲裁机构将根据相关证据和法律规定来认定和裁决物业费的退还问题。
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