当行政机关在做询问笔录时，遇到证人因特殊原因无法来到现场的情况，可以采取以下几种措施来应对：

一、利用远程取证技术

随着互联网技术的发展，许多行政机关已经引入了远程取证系统。这种系统允许执法人员通过视频通话的方式，对远在异地的证人进行询问并制作笔录。具体操作时，证人可以使用自己的手机或其他设备，通过特定的应用程序（如视证通小程序）与执法人员进行可视通话。整个询问过程可以进行录音录像，以确保笔录的真实性和合法性。这种方式不仅节省了时间和成本，还提高了取证的效率。

二、多次制发询问通知书

如果证人因故未能按时到达现场，行政机关可以多次制发询问通知书，明确告知证人其配合调查的义务以及不配合可能带来的法律后果。多次制发通知书的目的在于防止证人以未收到通知等理由进行狡辩，并为后续可能采取的强制措施提供佐证。

三、前往证人所在地进行询问

在证人确实无法到达行政机关的情况下，执法人员可以考虑前往证人所在地进行询问。这种方式虽然可能增加一些时间和成本，但能够确保询问的顺利进行。在前往证人所在地时，执法人员应携带必要的执法设备和记录工具，以便在询问过程中进行记录和取证。

四、利用其他证据形式

如果证人无法到达现场且无法通过远程方式取证，行政机关还可以考虑利用其他证据形式来支持案件的调查和处理。例如，可以收集与案件相关的书证、物证、视听资料等证据，以形成完整的证据链。只要证据全面、收集程序合法，即使没有证人的询问笔录，也可以依法对案件进行处理。

五、告知法律后果并争取配合

在处理此类情况时，行政机关应明确告知证人其配合调查的法定义务以及不配合可能带来的法律后果。根据相关法律法规的规定，拒绝、阻碍行政执法人员依法执行职务的行为可能会受到从重处罚。通过告知法律后果，行政机关可以争取证人的配合，确保询问笔录的顺利进行。

六、做好强制执行和案卷评查的准备

对于拒绝配合调查的证人，行政机关应提前做好申请强制执行的准备。同时，在案件处理过程中，应做好案卷评查的准备，确保案卷制作的规范性和完整性。对于因证人无法到达现场而导致的取证困难等情况，应在案卷中作出有效有力的说明。

综上所述，当行政机关在做询问笔录时遇到证人无法到达现场的情况时，可以采取多种措施来应对。这些措施包括利用远程取证技术、多次制发询问通知书、前往证人所在地进行询问、利用其他证据形式、告知法律后果并争取配合以及做好强制执行和案卷评查的准备等。