关于行政单位办公室着火时实际使用人应承担的责任，这主要取决于火灾发生的原因、实际使用人的行为以及相关法律法规的规定。以下是从几个不同角度进行的分析：

1. 如果火灾是由于实际使用人的过错或疏忽导致的：

   • 在这种情况下，实际使用人可能需要承担主要的民事责任，包括赔偿因火灾造成的财产损失和人身伤害。
   • 如果火灾构成犯罪（如失火罪），实际使用人还可能面临刑事责任。

2. 如果火灾不是由于实际使用人的过错导致的：

   • 实际使用人可能不需要承担直接的民事责任，但仍有义务配合相关部门的调查，提供必要的信息和协助。
   • 如果火灾是由其他第三方（如设备供应商、维修商等）的过错导致的，实际使用人可以考虑向第三方追究责任。

3. 从行政管理的角度：

   • 行政单位作为办公室的所有者或管理者，通常负有确保办公场所安全的责任。因此，即使火灾不是由实际使用人直接导致的，行政单位也可能因管理不善而承担一定的责任。
   • 实际使用人在此情况下应积极配合行政单位的调查和处理工作，以减轻自身的责任风险。

4. 从保险赔偿的角度：

   • 如果行政单位为办公室投保了相关保险（如财产保险、责任保险等），在火灾发生后，实际使用人可以协助行政单位向保险公司申请理赔，以减轻经济损失。

综上所述，行政单位办公室着火时实际使用人的责任取决于多种因素，包括火灾的原因、实际使用人的行为以及相关法律法规的规定。在实际操作中，建议实际使用人及时咨询专业律师（如冉林花律师），以便更准确地了解自己的法律责任和应对策略。同时，行政单位也应加强安全管理，确保办公场所的安全。