办公室发生火灾时，部门负责人是否需要承担责任，需根据具体情况来判断，可能涉及行政责任、民事责任甚至刑事责任。以下从不同角度为您详细分析：
一、行政责任
一般违规情形：
- 如果部门负责人因违反消防管理法规（如未确保消防设施完好有效、堵塞疏散通道等），导致火灾发生或扩大，那么作为直接责任人员，可能面临警告、五百元以下罚款，或五日以下拘留的处罚。
人员密集场所的特殊责任：
- 若办公室属于人员密集场所，且部门负责人在火灾发生时未履行组织、引导在场人员疏散的义务，情节严重且尚不构成犯罪的，将面临五日以上十日以下拘留。
过失引起火灾：
- 根据《中华人民共和国消防法》第六十四条，过失引起火灾且尚不构成犯罪的，处十日以上十五日以下拘留，可并处五百元以下罚款；情节较轻的，处警告或五百元以下罚款。如果部门负责人存在过失行为，如违规操作、疏忽大意等，导致火灾发生，那么将可能受到此类行政处罚。
二、民事责任
财产损害赔偿：
- 若火灾造成他人财产损失，且部门负责人存在过错（如未履行消防安全职责、违规操作等），那么需赔偿直接财产损失（如房屋、设备损毁）及间接损失（如停产停业期间的经营损失）。
人身损害赔偿：
- 若火灾造成人员伤亡，部门负责人需赔偿医疗费、误工费、护理费、残疾赔偿金、死亡赔偿金等费用。如果受害者丧失劳动能力，部门负责人还需支付被扶养人生活费等。
三、刑事责任
失火罪：
- 因过失引起火灾，造成致人重伤、死亡或公私财产重大损失的，可能构成失火罪，处三年以上七年以下有期徒刑；情节较轻的，处三年以下有期徒刑或者拘役。如果部门负责人的过失行为导致严重后果，那么将可能面临刑事追究。
重大责任事故罪：
- 在生产、作业中违反安全管理规定，导致火灾等重大伤亡事故或严重后果的，处三年以下有期徒刑或者拘役；情节特别恶劣的，处三年以上七年以下有期徒刑。如果部门负责人在生产、作业过程中违反安全管理规定，导致火灾发生，那么将可能构成此罪。
消防责任事故罪：
- 违反消防管理法规，经消防监督机构通知采取改正措施而拒绝执行，造成火灾的，对直接责任人员处三年以下有期徒刑或者拘役；后果特别严重的，处三年以上七年以下有期徒刑。如果部门负责人收到消防监督机构的改正通知后，仍拒绝执行，导致火灾发生，那么将可能构成此罪。
四、责任认定与追究的要点
- 火灾事故责任认定是公安消防机构在查明火灾原因后，依法对责任人承担何种责任进行认定的行为。
- 责任认定主要依据火灾的大小和管理人是否履行职责来判断。如果部门负责人未履行消防安全职责，如未定期检查消防设施、未组织消防演练等，那么在火灾发生后，将可能承担更大的责任。
- 消防安全管理人若履行职责不当，可能负有行政责任或刑事责任，如消防责任事故罪、渎职罪、玩忽职守罪等。
总结与建议：
办公室发生火灾时，部门负责人的责任是多方面的，且可能面临严重的法律后果。因此，作为部门负责人，必须严格遵守消防安全规定，采取必要的预防措施，如定期检查消防设施、组织消防演练、确保疏散通道畅通等，以确保公众安全并避免法律责任。如果发生火灾，应立即报警并积极配合消防部门进行灭火和救援工作，同时妥善处理后续事宜，如赔偿损失、接受调查等。如果您在消防安全方面有任何疑问或需要进一步的法律帮助，请随时向我咨询。